onderwijssubsidies een steeds belangrijkere bron van inkomsten

Een van de meest recente grotere subsidieregelingen is wel het Nationaal Programma Onderwijs (NPO), een niet-structureel investeringsprogramma van het kabinet om de gevolgen van de coronacrisis voor leerlingen op te vangen. Of nog meer recentelijk het Masterplan basisvaardigheden met als doel om scholen met de ontwikkeling van basisvaardigheden taal, rekenen en wiskunde, burgerschap en digitale geletterdheid voor leerlingen te ondersteunen op en daarmee de resultaten te verbeteren.  

Maar ook regionale en lokale Fondsen zijn in toenemende mate actief om specifieke projecten financieel ondersteunen. Zoals de subsidieregeling Rotterdams Onderwijsbeleid gericht op een zestiental activiteiten zoals schoolontwikkeling en burgerschaps-initiatieven.   

 De toename van subsidies als inkomstenbron naast de reguliere bekostiging roept extra en soms nieuwe uitdagingen op. Want scholen en schoolbesturen worden hierbij vaker geconfronteerd met een veelheid aan subsidievoorwaarden. Niet altijd is er sprake van eisen aan de verantwoording die passend zijn bij de omvang van de subsidie. Soms wordt de impact op de (administratieve) organisatie pas achteraf duidelijk na bekendwording en toekenning. 

Dat maakt dat ook binnen het financiële domein het beheer en de uitvoering van subsidie-programma’s een specialisme is geworden. Op het bureau van veelal de controller of de administrateur komen belangrijke aandachtspunten als: wat zijn de specifieke subsidievoorwaarden, welke samenloop is er met andere afdelingen en organisaties, zijn de ICT-systemen hierop ingericht, hoe wordt de sturing op basis van de juiste managementinformatie vormgegeven, etc. Allemaal aspecten waarbij het prettig is dat expertise toch voorhanden is als de eigen organisatie daar (vooralsnog) niet op berekend is. 

Vragen over subsidies zijn divers: over welke subsidiemogelijkheden er zijn en hoe het in beeld krijgen daarvan. Bijvoorbeeld de beleidsmedewerker huisvesting die meer wil weten over subsidies voor duurzame energie en energiegebruik. Of de schoolleiding die de gehele organisatie wil betrekken in het te bereiken resultaat van een subsidie en ook wil zorgen voor zo’n breed mogelijke kennisdeling. 

Maar het gros van de vragen gaan toch over het (administratieve) proces en de borging binnen de organisatie: hoe richten we het proces van aanvraag tot verantwoording in, welke (ICT) instrumenten kunnen we inzetten, hoe komen we tot een subsidieregister met alle lopende en afgeronde subsidies, wat zijn de specifieke kenmerken. Maar ook hoe ontwikkelen we een interne dashboard om de voortgang in de gaten te houden en daar waar nog bij te sturen. Waarmee meteen duidelijk is dat het vraagstuk van subsidies breder is dan het simpel krijgen of toekennen: het gaat ook om vinden, aanvragen, verkrijgen, verantwoorden en behouden. Een expertise op zich die niet elke schoolbestuur in huis heeft. 

Met de groei van subsidies groeit gelijk het belang van een goed subsidievolgsystemen voor scholen en schoolbesturen. In de praktijk zien we veelal terug dat een subsidieregister wordt bijgehouden in Excel en dat voldoet in zijn meest basale vorm. Door de registratie van data in het registerbestand is inzichtelijk wat de belangrijkste gegevens zijn, en is juiste en tijdige verantwoording beter te monitoren. Maar dan blijft het vooral een taak van een enkele medewerker. Waarmee gelijk één van de risico’s is benoemd. En onvolledigheid of onjuistheid vaak aan het licht komt als de accountant in huis is.  

Wil je een next-step zetten in de inrichting van een hoogwaardig subsidievolgsysteem dan komen de eerder genoemde aspecten weer op tafel zoals de inrichting van ICT systemen, het beschrijven van de administratieve organisatie en het opzetten van een rapportagesysteem. Maar ook of en hoe koppelingen gemaakt worden met diverse databronnen, zodat bijvoorbeeld vanuit één BI-tool informatie beschikbaar voor alle belanghebbenden in het proces afhankelijk van rol en verantwoordelijkheid. Met als resultaat dat je tevens zorgdraagt voor het structureel beleggen van de kennis over subsidies in je gehele schoolorganisatie.  

Ondersteuning moet dan ook gericht zijn op het optimaliseren van het subsidievolgsysteem, door met genoemde aspecten aan de slag te gaan, om daarmee verrassingen te voorkomen. 

Hofmeier ondersteunt bij het opvolgen van alle vragen rondom het gehele proces van subsidies en subsidieprojecten. Van beschrijving van behoefte tot verantwoording en borging. Bij de aanpak besteden we onder meer aandacht aan structuur, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden; en verder aan risicomanagement, projectbeheer incl. Managementrapportage, inrichting ICT en aanverwante systemen, en aan de AO/IB.  

Hierbij wordt gebruik gemaakt van een van een gefaseerde aanpak, namelijk een ontwerpfase, een organisatiefase en een uitvoeringsfase. Vervolgens wordt de noodzakelijke aandacht gegeven aan de belangrijkste zaken bij de inrichting van een subsidievolgsysteem.  

Tot die tijd is voor relaties en belangstellenden een subsidieregister in Excel beschikbaar. Deze kan via deze link aangevraagd worden. Het bestand op zich geeft al de veelheid van informatie die geregistreerd moet worden om te zorgen voor juiste en tijdige verantwoording. Een aantal van onze relaties gebruiken inmiddels de eerste versie van het subsidieregister en een tweede versie is recent beschikbaar gekomen.  

Hofmeier heeft ruime ervaring met het beheersen van het gehele subsidieproces. We ontzorgen daarbij niet alleen scholen maar ook bijvoorbeeld gemeentes met concrete antwoorden en acties op de vele vragen die er zijn. Neem vrijblijvend contact met ons op om daarover van gedachte te wisselen.