een praktische aanpak

Risicomanagement is het proces van het identificeren, analyseren, en beheersen van potentiële risico’s die de doelstellingen van een organisatie kunnen beïnvloeden. In de context van het onderwijs betekent dit dat scholen proactief moeten omgaan met factoren die het leerproces, de gezondheid en veiligheid, en de algehele schoolomgeving kunnen verstoren. Dit kan variëren van fysieke risico’s, zoals de veiligheid van schoolgebouwen en speelplaatsen, tot sociaal-emotionele kwesties zoals pesten.

Risicomanagement dient niet alleen om negatieve gebeurtenissen te voorkomen, maar speelt ook een cruciale rol in het versterken van de governance binnen scholen. Door risico’s tijdig te identificeren en te beheersen, kunnen scholen hun verplichtingen tegenover leerlingen, ouders, en personeel beter nakomen. Dit zorgt ervoor dat scholen niet alleen voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook actief bijdragen aan een veilige en stabiele leeromgeving waarin leerlingen optimaal kunnen presteren.

1. Identificatie van Risico’s
   De eerste stap in het risicomanagementproces is het identificeren van mogelijke risico’s. Voor scholen kunnen deze risico’s uiteenlopen van fysieke veiligheid tot financieel beheer. Hofmeier gebruikt een model dat risico’s categoriseert in zes aandachtsgebieden: Onderwijs (inclusief Kinderopvang), Personeel, Financiën (inclusief fraude), Huisvesting & ICT, Bestuur & Organisatie, en Communicatie.
2. Analyse van Risico’s
   Na de identificatie is het belangrijk om risico’s te beoordelen op basis van waarschijnlijkheid en impact. Dit helpt bij het prioriteren van risico’s en bij het bepalen welke risico’s het meest dringend moeten worden beheerd. Een veelgebruikt hulpmiddel hierbij is de risicomatrix, waarbij scores worden toegekend aan geschatte waarschijnlijkheden en effecten. Deze matrix visualiseert de waarschijnlijkheid van een risico tegenover de mogelijke impact, waardoor schoolbesturen een duidelijk beeld krijgen van waar de grootste aandacht naar uit moet gaan.
3. Mitigatie van Risico’s
   Na de analyse moeten er maatregelen worden genomen om de waarschijnlijkheid of impact van geïdentificeerde risico’s te verminderen. Voor scholen kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:
   • Fysieke Maatregelen: Implementatie van veiligheidsprotocollen en regelmatig onderhoud van schoolgebouwen en speelplaatsen.
   • Gezondheidsprotocollen: Ontwikkeling van beleid voor ziektepreventie, zoals hygiënepraktijken en vaccinatieprogramma’s.
   • Anti-Pestprogramma’s: Invoering van programma’s die pesten tegengaan en een positieve schoolcultuur bevorderen.
   • Training en Ontwikkeling: Regelmatige bijscholing en ondersteuning voor leerkrachten om hen te helpen omgaan met diverse onderwijsscenario’s en stressmanagement.
   • Financieel Beheer: Strikte budgetteringsprocedures en regelmatige audits om de financiële gezondheid van de school te waarborgen.
4. Monitoring en Evaluatie
   Risicomanagement is een continu proces. Na de implementatie van beheersmaatregelen is het belangrijk om de effectiviteit van deze maatregelen te monitoren en regelmatig te evalueren. Dit helpt bij het identificeren van nieuwe risico’s en het aanpassen van strategieën indien nodig. Door voortdurende evaluatie kunnen scholen snel inspelen op veranderende omstandigheden en nieuwe risico’s effectief beheersen.

Stichting Tabijn, een primair onderwijs- en kinderopvangorganisatie uit Noord-Holland vroeg Hofmeier om een risicorapport uit 2018 te actualiseren om bredere betrokkenheid en hoger risicobewustzijn te bevorderen. Tijdens een interactieve dag, gericht op het actualiseren van risico’s en verhogen van risicobewustzijn, werden medewerkers met beslissingsbevoegdheid betrokken. Een quiz stimuleerde discussies en bewustzijn.

Het uiteindelijke resultaat was een top 10 van risico’s, met een onderbouwing vanuit de betrokkenen zelf. Samen met onze adviezen en aanbevelingen heeft de organisatie het risicomanagement verder ingericht, inclusief passende maatregelen.

Dit praktijkvoorbeeld laat zien dat bepaalde risico’s, zoals het aantrekken en behouden van personeel, fluctuaties in leerlingaantallen, en de grilligheid van politieke besluitvorming, consistent terugkeren in de top 10. Tegelijkertijd wordt duidelijk dat de digitalisering van de samenleving steeds prominenter wordt, met risico’s zoals informatiebeveiliging, cyberrisico’s en sociale media-onveiligheid die hoger op de agenda staan en meer aandacht vereisen.

Het praktijkvoorbeeld van Hofmeier levert enkele belangrijke lessen op:

• Begripsvorming: Besteed voldoende en continue aandacht aan de begripsvorming rondom risico’s. Het onderscheid tussen risico en probleem is in de praktijk niet altijd duidelijk. Problemen, risico’s, oorzaken en gevolgen moeten helder worden onderscheiden.
• Volg de vijf stappen: Voer een integrale risicoanalyse uit, stel beheersmaatregelen vast, implementeer deze, evalueer de effectiviteit, en voer regelmatig updates van de risicoanalyse uit (PDCA-cyclus).
• Aandacht voor de zachte kant: Effectief risicomanagement hangt af van risicobewustzijn, communicatie en cultuur. Het vergroten van risicobewustzijn in alle lagen van de organisatie is cruciaal. Regelmatig het gesprek aangaan om risicobewustzijn te vergroten is noodzakelijk.

Risicomanagement in het onderwijs is cruciaal voor het waarborgen van een veilige, gezonde en ondersteunende leeromgeving. Door risico’s tijdig te identificeren, te beoordelen en passende maatregelen te nemen, kunnen scholen beter voorbereid zijn op onvoorziene gebeurtenissen en hun belangrijkste doelstelling – het bieden van hoogwaardig onderwijs – veiligstellen. De sleutel tot succesvol risicomanagement ligt in proactief en systematisch handelen, waarbij alle belanghebbenden betrokken zijn en voortdurend wordt gestreefd naar verbetering.

Scholen die behoefte hebben aan extra ondersteuning kunnen rekenen op de gestructureerde aanpak van Hofmeier om risico’s effectief te beheersen en de kwaliteit van risicomanagement te waarborgen.