auditcommissie
Verreweg de meeste woningcorporaties beschikken over een auditcommissie (AC). Deze functioneert als een voorportaal om de onderwerpen van “Finance & Control” diepgaand door te spreken met de bestuurder en opstellers van deze documenten. Met het advies van de AC en het vergaderverslag wordt het de RvC mogelijk gemaakt om de betreffende onderwerpen meer op hoofdlijnen te behandelen. Dit bespaart de overige leden van de RvC niet alleen vergadertijd, maar levert ook een comfortabel gevoel op dat de deskundigen de documenten grondig hebben onderzocht en besproken.
Gewicht van de auditcommissie neemt toe
Sinds de woningcorporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden per 1 januari 2020 Organisaties van Openbaar Belang zijn geworden, is de regelgeving voor de AC’s toegenomen. We kenden al boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en de Governance Code, maar daar is ook de Europese Verordening 537/2014 bijgekomen. Ook de Wet toezicht Accountantsorganisaties en het Besluit Instelling auditcommissie (BIAC) zijn van invloed op het functioneren van de AC. Dat is niet vrijblijvend, want de Autoriteit Financiёle Markten (AFM) monitort de prestaties van AC’s op grond van de EU-verordening.
Hieronder staan enkele punten die voor auditcommissies (AC) van belang zijn.
Samenstelling auditcommissie
De AC hoort te bestaan uit minimaal twee leden van de Raad van Commissarissen (RvC) die ervaring hebben met financiёle onderwerpen. Bij een plotselinge vacature in de AC is het dus zaak om tijdelijk een ander lid van de RvC in de AC te laten benoemen door de RvC. De regelgeving vraagt verder :“Minimaal één lid van de auditcommissie dient vakbekwaam te zijn in financiële verslaggeving en/of accountantscontrole”. In een modelreglement van Aedes (september 2021) staat in artikel 2, dat tenminste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op het gebied van financiële bedrijfsvoering. Bij opvolging van leden in de auditcommissie is het van belang om dit als selectiecriterium te hanteren, zodra bij de resterende leden van de auditcommissie deze vakbekwaamheid ontbreekt.
Benoeming en evaluatie accountant
Tot en met het verslagjaar 2019 was het de RvC die de accountant de opdracht verstrekte tot de controle van de jaarstukken. Volgens de OOB-regels heeft de Auditcommissie sinds 2020 deze gedelegeerde bevoegdheid namens de RvC. Een bijzonder punt in de OOB-wetgeving is dat de accountant uitsluitend nog controlediensten mag uitvoeren. Voor de(fiscale) advisering behoren andere organisaties te worden gevraagd.
Een auditcommissie doet er verstandig aan om vooraf af te bakenen, welke controlediensten het accountantskantoor mag uitvoeren. Immers naast de wettelijke controletaak van de jaarstukken kunnen ook subsidieverantwoordingen een controleverklaring nodig hebben. Of moet er soms een assurance-opdracht op verzoek van bijvoorbeeld het Ministerie worden uitgevoerd? Om dan tijdig de accountant deze opdracht op de nieuwe bedoelde wijze te kunnen verstrekken is dan het advies om een lijst van soorten toegestane controlediensten te laten goedkeuren. Dit wordt “pre approval by nature’ genoemd.
In het verlengde van de opdrachtverstrekking speelt de auditcommissie ook een belangrijke rol in de grondige evaluatie van de accountant. De governancecode 2020 geeft in artikel 5.11 aan. Het bestuur (en de auditcommissie) maakt (maken ieder) ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De beoordeling wordt besproken in de RvC. De RvC meldt de belangrijkste conclusies in het jaarlijks verslag van de RvC, dat onderdeel uitmaakt van het jaarverslag.
Beoordeling van de accountant in 2023
Wanneer de accountant over 2022 voor het vierde jaar de controle van de jaarstukken zal hebben uitgevoerd, zal deze grondige beoordeling in het tweede kwartaal 2023 moeten plaatsvinden. Immers de resultaten van deze evaluatie zullen bruikbaar moeten zijn voor de volgende opdrachtverstrekking over het verslagjaar 2023. Aan de hand van een lijst van beoordelingspunten is het mogelijk de prestaties van het accountantskantoor te beoordelen. In de gesprekken tussen de Auditcommissie en de Accountant mis ik als controller soms de punten van samenwerking (of juist niet). En dan doel ik op de samenwerking tussen de werkorganisatie (vooral medewerkers van de afdeling Financiën, de controller, bestuurssecretaris) en de leden van het controleteam. Daarom adviseer ik in deze beoordelingslijst onderscheid te maken en te gebruiken tussen de belangen voor de RvC, de auditcommissie en de bestuurder enerzijds en die van de werkorganisatie anderzijds. Het is namelijk goed mogelijk dat het accountantskantoor met haar leidinggevenden goed scoort in de vergaderingen en de rapportages, maar dat het absoluut niet klikt tussen de uitvoerende leden van het controleteam en de werkorganisatie van de woningcorporatie. En wanneer dat laatste structureel het geval is, doet dit schade aan de kwaliteit van het onderzoekswerk.
Beoordeling van de auditcommissie
Meer taken voor de leden van de auditcommissie houdt ook in, dat de verantwoordelijkheden toenemen. De EU-verordening vereist dat de toezichthouder (in Nederland : de AFM) de prestaties van auditcommissies beoordeelt. In de EU-verordening is niet beschreven wat de reikwijdte van deze beoordeling door de AFM dient te zijn.
De praktijk zal leren, wat de AFM aan bevindingen zal rapporteren. Voor dit moment lijkt het mij goed om aandacht te geven aan de in dit artikel behandelde aspecten.
onze expertise in audit
neem contact met ons op
of laat een bericht achter
Sectorinformatie ontvangen?
Schrijf je in!
