europese aanbesteding
Lust of last?
De last van aanbesteden
Schoolbesturen hebben zich als publiek lichaam te houden aan aanbestedingsregels. Deze bepalen dat inkoopopdrachten met een waarde van € 215.000,- (ex. BTW) of meer Europees moet aanbesteden. Dit grensbedrag geldt op (stichtings-)bestuursniveau. Bovendien, als het diensten of het terugkerende leveringen betreft, dient de aanbestedingswaarde gebaseerd te worden op hetgeen er in 4 jaar aan wordt besteed. Als er meerdere scholen onder één bestuur vallen wordt dit bedrag voor bepaalde diensten of inkopen, (bijv. schoonmaak, levering schoolboeken, etc) al snel overschreden.
Het proces van Europees aanbesteden is aan strikte regels gebonden en het is zaak dat een schoolbestuur zich door specialisten laat begeleiden. Deze beschikken naast de benodigde kennis ook de benodigde objectiviteit om een aanbestedingsproces goed te laten verlopen. Maar ondanks die begeleiding trekt een aanbestedingsprocedure een behoorlijke wissel op uw organisatie. De aanwezigheid van een inkoper/inkoopafdeling met kennis van aanbesteding kan in de voorbereiding al het nodige voorwerk verrichten.
De last van verantwoorden
In kader van governance en compliance zal de accountant strikter letten op naleving van de aanbestedingsregels. Tijdens de jaarrekening- of interimcontrole zal deze in eerste instantie nagaan of en op welke wijze de organisatie zelf maatregelen heeft getroffen om te toetsen of zij de aanbestedingsregels afdoende in acht neemt. Niet alleen of de Europese, maar ook of de eigen aanbestedingsregels onder de Europese grens worden nageleefd.
Om te beoordelen of uw uitgaven rechtmatig zijn gedaan, is het belangrijk dat uw inkoopafdeling of administratie-afdeling periodiek een spendanalyse maakt.
Waar let de accountant op bij de spendanalyse:
- Is zichtbaar dat de uitgaven aansluiten op de dan geldende drempelbedragen
- Is er verband tussen spendanalyse en de financiële administratie van het boekjaar, zowel op grootboek- als crediteurenniveau
- Is er voor specifiek intern beoordeelde crediteuren en opdrachten een oordeel inclusief onderbouwing aanwezig. (Is intern de juiste afweging gemaakt)
De spendanalyse is nodig om vast te stellen of opdrachten die over de grenswaarde gaan, daadwerkelijk zijn aanbesteed, of inkopen bij gecontracteerde leveranciers zijn gedaan en niet te veel afwijken bij geraamde opdrachtwaarde.
Verder toetst de accountant of van in het jaar gegunde aanbestedingen de processen op de juiste manieren zijn verlopen en zijn gedocumenteerd. Ook wordt toegezien of eventuele verlengingen volgens regels en afspraken hebben plaatsgevonden.
Uitgaande dat veel leveringen van een aantal goederen en diensten jaarlijks de € 54.000,- al snel te boven gaan en daardoor de totale grenswaarde voor aanbesteden zullen overschrijden is het van groot belang inkoop organisatorisch en administratief goed in te richten. Interne beheersmaatregelen, periodieke spendanalyses, koppeling tussen contractenregister en inkoopfacturen/crediteuren-administratie spelen een belangrijke rol.
De lust van aanbesteden?
Hoewel aanbesteden in de regel moet leiden naar een “lust” – gunning tegen de “beste prijs-kwaliteitsverhouding” – voelt het eerder als een “last” wegens alle eisen die het proces aan de organisatie worden gesteld.
Eén bijkomstigheid van Europese aanbesteding en misschien wel de belangrijkste is nog niet benoemd. Gezien de omvang van de bedragen en looptijden die met de opdracht gemoeid zijn, betreft het veelal diensten / producten die die voor het goed lopen van het primaire onderwijsproces van groot belang zijn. (ICT-hardware en –software, lesmateriaal etc.) Het aanbestedingsproces dwingt een organisatie tot een goede analyse van het product / de dienst welke de organisatie gaat aanschaffen. In het programma van eisen moet dat tot in detail goed beschreven worden, net als de aanvullende eisen. Zo niet dan kan het gebeuren dat het af te nemen product of dienst niet hetgeen is dat men verwachtte. Het intensieve aanbestedingsproces leidt vaak tot een evaluatie en verdere aanscherping van huidige processen, waarop in de aanbesteding al kan worden voorgesorteerd. Het voordeel wat in dat proces wordt behaald kan wel eens alle lasten gemoeid met aanbesteden overvleugelen.
Hoe “aanbestedingsproof” is uw onderwijsorganisatie?