Elke (onderwijs)organisatie herkent het wel: zoveel verbeteracties die opgevolgd moeten worden, zodat er altijd wel een aantal is dat tussen wal en schip valt. En hoe zorg je ervoor dat je tijdens het juiste overleg een overzicht hebt van de relevante verbeteracties?
Hiervoor is een simpele oplossing voorhanden: voer een verbeterregister in. Het register stelt je in staat de verbeteracties in een bestand te bewaren, zodat je als organisatie weet welke acties er allemaal lopen. Voeg een einddatum en eigenaar toe en je weet op welk moment je bij wie kunt navragen hoever het staat met de betreffende actie.
Echter, loop niet te hard van stapel. Verzamel niet meteen alle urgente en belangrijke acties, groot en klein, in dit overzicht. Dan zie je door de bomen het bos niet meer. Begin rustig aan door bijvoorbeeld de verbeteracties van de accountant op te nemen. Neem de managementletter en bepaal van elk advies welke verbeteractie kan worden opgenomen, wie de eigenaar moet zijn, welke prioriteit de actie moet krijgen en wanneer deze afgerond moet zijn.
Bespreek de verbeteracties in de bestaande overlegmomenten, zoals bila’s of MT’s. Filter het bevindingenregister op eigenaar of afdeling en je kunt het rijtje aflopen. Als het aantal verbeteracties in het register beperkt is, kunnen de volgende bronnen een-voor-een toegevoegd worden:
Het register kan zowel een impuls geven aan risicomanagement (acties om risico’s te beheersen) als kwaliteitszorg (verbeteren). Zet het bevindingenregister zelf in het kader van PDCA (check) ook periodiek (bijvoorbeeld 1x per half jaar) op de agenda van directie/MT, zodat weloverwogen de prioriteiten kunnen worden (bij)gesteld. Maak het onderdeel van de planning & controlcyclus.
