De subsidie voor de aanleg van het “Groene Schoolplein” moet per direct verantwoord worden. Bovendien moet een onafhankelijke accountant een goedkeurende verklaring afgeven… Die had u even niet aan zien komen. Hoe zorgt u ervoor dat u ‘in control’ bent? Een subsidieregister kan hierbij een goed hulpmiddel zijn.
Proces op orde
Om tot een goede registratie van alle subsidies en bijhorende kosten binnen uw organisatie te komen, zijn er goede afspraken nodig met de betrokken partijen. Vaak worden gesubsidieerde projecten decentraal georganiseerd, terwijl de financiële administratie centraal geregeld is. Onbewust is de informatievoorziening dan niet in alle gevallen optimaal. Het delen van deze informatie is dus een essentieel onderdeel in het succesvol beheersen van de subsidies. Door aan elke subsidieaanvraag een uniek projectnummer te hangen, zijn de baten en lasten in uw financiële administratie makkelijker te herkennen. Dit draagt bij aan de interne beheersing van de subsidiestromen binnen uw organisatie.
Inzicht in subsidiegelden van de gehele organisatie
Het gebruik van een subsidieregister kan u een betere grip geven op het subsidieproces. Het biedt u een volledig inzicht in de lopende en reeds afgeronde subsidies die aan uw organisatie zijn verstrekt met de daarbij geldende essentiële data waarop actie is gewenst. Dit draagt bij aan uw risicobeheersing. Een juiste en tijdige verantwoording van de subsidie aan de verstrekker is dan gegarandeerd. Op deze manier voorkomt u dat u subsidie terug moet betalen en biedt het u in sommige gevallen de mogelijkheid om het laatste deel van de subsidie nog te mogen ontvangen. Door het vermelden van de grootboekrekening waarop de subsidie is geboekt, kan het subsidieregister dienen als specificatie voor de jaarafsluiting. Dit maakt ook deel uit van de jaarrekeningcontrole van de accountant. Vanuit Hofmeier hebben we een format voor een subsidieregister opgesteld, dat wij graag ter beschikking stellen aan onderwijsinstellingen.
Meer weten?
Hofmeier is business partner voor financiële en organisatievraagstukken die gericht zijn op continuïteit, kwaliteit, transitie en capaciteit. We hebben ruime ervaring in het ontzorgen van bestuurders, CFO’s, management en (business) controllers bij complexe bedrijfsprocessen.
Wilt u weten hoe u grip krijgt op de subsidiestromen en hoe wij daarbij kunnen helpen? Neem dan contact op met Sander de Gruijter via subsidieregister@hofmeier.nl of 088 572 75 55.
Bent u benieuwd wat Hofmeier verder voor u kan betekenen? Neem contact op met Roy de Werd, Sectormanager Onderwijs.