De afgelopen jaren is er de nodige discussie gevoerd over de juiste verwerking van de kosten van groot onderhoud bij de onderwijsinstellingen. Mag je de voorziening groot onderhoud baseren op het niveau van het schoolgebouw i.p.v. per onderdeel? Welke tijdshorizon moet je aanhouden? En wat zijn de gevolgen bij overstappen van een voorziening naar de methode van activeren & afschrijven?
In de dagelijkse praktijk treden er interpretatieverschillen op wat tot groot onderhoud wordt toegerekend. Simpel gezegd heeft groot onderhoud betrekking op alle werkzaamheden die eens in de zoveel jaar worden gedaan om een onderdeel kwalitatief goed te houden. Groot onderhoud gaat over zaken als de vervanging van daken of installaties of schilderwerk van de kozijnen. Dat impliceert gelijk dat onderhoudskosten die frequent voorkomen niet tot groot onderhoud horen. Frequent voorkomende onderhoudskosten wordt meestal klein onderhoud genoemd en keert veelal jaarlijks terug. Denk aan kleine reparaties, verbruik van kleine materialen als lampen, smeren van deuren, binnen schilderwerk ed. Maar ook de jaarlijkse onderhoudscontracten. Meestal is er ook een ondergrens vastgesteld waar onder er sprake is van klein onderhoud. De kosten van klein onderhoud komen rechtstreeks in het resultaat.
Onderwijsbesturen hebben de keuze uit twee methoden voor het verwerken van kosten van groot onderhoud:
Bij de methode activeren & afschrijven zijn de afschrijvingskosten gebaseerd op de werkelijke uitgaven. Het groot onderhoud staat aan de activazijde (materiële vaste activa) van de balans. Alleen de afschrijvingskosten lopen in het resultaat en de balanswaarde van het groot onderhoud vermindert met de afschrijvingskosten.
Bij de tweede methode is de hoogte van de voorziening gebaseerd op alle toekomstige uitgaven per component. Dit is per definitie een geschat bedrag. De voorziening staat aan de passivazijde van de balans (nog te verwachten kosten). De toevoeging aan de voorziening (dotatie) komt ten laste van het resultaat.
In de praktijk zal al via één van deze methoden gewerkt, maar is nog tijd om vóór 1 januari 2024 te switchen en een definitieve keuze te maken.
De basis voor het bepalen van de voorziening of investeringsbegroting is het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). In het MJOP zijn alle componenten minimaal één keer opgenomen waarbij een post onvoorzien niet meer is toegestaan. Een doorkijk van 15 jaar of korter is zeer waarschijnlijk te kort om al het groot onderhoud in beeld te krijgen. De richtlijnen voor de jaarverslaggeving geven helaas geen antwoord welke componenten tot het groot onderhoud behoren. De componenten in het MJOP zijn vrij te kiezen. Een complexiteit kan zijn dat het onduidelijk is welk groot onderhoud ten laste van de school komt indien de school eigendom is van de gemeente (economisch claimrecht). Bijvoorbeeld wie is verantwoordelijk voor de renovatie? Het opstellen van het MJOP kost in eerste instantie veel tijd en moet worden bijgehouden.
Er zitten meerdere aspecten aan het kiezen van de verwerkingsmethode groot onderhoud:
– wat is het effect op de financiële ratio’s,
– wat is de resterende levensduur van het schoolgebouw,
– zijn de bedragen in het MJOP goed te schatten,
– wie is verantwoordelijk voor het MJOP?
Mogelijk zal de administratieve verwerking bij de methode activeren & afschrijven wat eenvoudiger zijn dan bij de methode voorziening. Bij een voorziening moeten de werkelijke kosten van het groot onderhoud afgezet worden tegen het opgebouwde bedrag per component om zo te bepalen welk ‘gepot’ bedrag terugvloeit naar het resultaat.
Als een school overstapt van de methode voorziening naar activeren & afschrijven valt de opgebouwde voorziening vrij. Deze wordt aan het eigen vermogen toegevoegd. Dit heeft een verhoging van het weerstandsvermogen, de solvabiliteit 1 (EV/som balans) en het bovenmatig eigen vermogen tot gevolg. Bij solvabiliteit II (EV + voorziening/som balans) is er geen effect: de teller in de formule blijft gelijk. Als daarbij wordt besloten het reeds uitgevoerde groot onderhoud niet tegen de resterende boekwaarde te activeren zijn de afschrijvingskosten de eerste jaren laag en nemen pas toe als er groot onderhoud is uitgevoerd. Dit kan een te optimistisch beeld geven van de beschikbare financiële ruimte.
Als er gewerkt wordt met de methode activeren & afschrijven en het schoolgebouw wordt verlaten voordat de boekwaarde van het grootonderhoud volledig is afgeschreven, brengt de vervroegde afschrijving extra afschrijvingskosten met zich mee. Bij het vormen van een voorziening groot onderhoud o.b.v. het MJOP zal er een verschuiving van het eigen vermogen naar de voorziening plaatsvinden. Doordat er nog geen voorziening opgebouwd of de opgebouwde voorziening blijkt te laag te zijn.
Ongeacht welke methode wordt gekozen een school wordt niet armer of rijker door de keuze. De liquiditeitsbehoefte verandert namelijk niet. Alleen de kosten worden op een andere manier in de boekhouding verwerkt. Bij het vormen van een voorziening is wel direct duidelijk welk bedrag er voor het groot onderhoud ‘gespaard’ is. Bij activeren & afschrijven is dat niet het geval en zal het eigen vermogen hoog genoeg moeten zijn om de grote uitgaven op te vangen. Het vormen van een bestemmingsreserve voor het groot onderhoud biedt dan financieel inzicht in de bestedingsruimte.
Stel het buitenschilderwerk wordt eens in de tien jaar uitgevoerd en kost € 50.000 per schilderbeurt. Dit betekent dat er jaarlijks € 5.000 voor het schilderwerk aan de voorziening wordt toegevoegd. In jaar 10 wordt het schilderwerk uitgevoerd en de werkelijke kosten zijn € 55.000. In jaar 10 wordt de opgespaarde € 50.000 aan de voorziening onttrokken en ten gunste van de exploitatie gebracht. De € 5.000 hogere kosten komt in jaar 10 tot uiting in het resultaat. Stel in jaar 7 is al het inzicht dat het geplande schilderwerk in jaar 10 geen € 50.000, maar € 55.000 zal gaan kosten. Omdat er nog vier jaar zijn te gaan moet er € 1.250 per jaar (5.000/4) aan de voorziening worden toegevoegd om zo het nieuwe bedrag op te bouwen.
Elke tien jaar wordt het schilderwerk uitgevoerd. De werkelijke kosten zijn € 55.000. In jaar 10 worden het schilderwerk aan de materiële vaste activa toegevoegd met de werkelijke kosten (aanschafwaarde). De afschrijving bedraagt € 5.000/jaar en komt ten laste van het resultaat. Elk jaar wordt de waarde van de materiële vaste activa met de afschrijvingskosten verlaagd. Na tien jaar is de waarde nul. Stel in jaar 7 is de verwachting dat het geplande schilderwerk in jaar 10 geen € 50.000, maar € 55.000 gaat kosten. In dit geval wordt alleen het bedrag in het MJOP/investeringsbegroting aangepast.
Maak dit jaar een definitieve keuze tussen de twee verwerkingsmethode voor het groot onderhoud en stel het MJOP volgens de richtlijnen op. Uit het MJOP valt het bedrag voor de voorziening/investeringsbegroting voor het groot onderhoud af te leiden.
