efacturen

Verwerking digitale facturen:

what’s in it for me?

Terug naar JARENLANGE EXPERTISE

Veel grote(re) organisaties werken inmiddels met e-facturatie. E-facturen ‘reizen’ digitaal van het ene naar het andere automatische softwaresysteem en worden elektronisch verwerkt. Handmatig werk behoort tot de verleden tijd. Zover zijn kleinere organisaties vaak nog niet. Dat komt mede omdat er minder transacties en dus minder facturen te versturen zijn, de kosten voor een geavanceerd softwaresysteem hoog zijn, en mensen nu eenmaal graag vasthouden aan wat ze kennen.

Digitalisering factuurproces

Tussen alles handmatig doen versus alles automatisch ligt het digitaliseren van het factuurproces. Daarvoor maak je gebruik van boekhoudsoftware. Laat ik beginnen met wat dat – na een zorgvuldige implementatie – de organisatie oplevert:

  • Overzichtelijk – Je weet waar wat in het systeem staat, facturen raken niet meer kwijt en belanden niet onderop een stapel.
  • Minder fouten – Overtypen hoeft niet meer. De factuur wordt gescand en komt automatisch terecht in het systeem. Dubbele facturering of betaling is daardoor ook verleden tijd.
  • Tijdsbesparing – De verwerkingstijd is een stuk korter, want goedkeuren, archiveren en opzoeken gaat veel sneller.
  • Kostenbesparing – Printers, inkt, en papier zijn niet meer nodig. Dat is ook nog eens goed voor het milieu, want minder CO2-uitstoot. Vergeet trouwens ook de vermindering van portokosten niet.

Ontwikkelen en doorgroeien

Prachtig en belangrijk, maar het gaat om meer dan het optimaliseren van financiële werkprocessen. Medewerkers zijn regelmatig bang dat hun baan verdwijnt, maar die angst is in de kern ongegrond. Een gedigitaliseerd factuurproces maakt het werk voor de medewerker leuker, interessanter en biedt volop kansen. Mensen kunnen zich ontwikkelen en doorgroeien. Zij kunnen hun kennis van administratieve processen inzetten – weten hoe het in de basis werkt, waar fouten kunnen ontstaan, waar informatie vandaan komt – om zich te ontwikkelen als financial, misschien wel tot controller.

Ondersteuning

Het is belangrijk om in de rol van controller mensen mee te nemen bij de digitalisering van het factuurproces. Benoem de voordelen ervan, maar schenk ook veel aandacht aan de kansen die het werknemers biedt. Geef ze een zetje en biedt ze ondersteuning om zich te ontwikkelen. Dat zorgt voor meer draagvlak en loyaliteit. En misschien wel voor een nieuwe collega in de toekomst.

Meer weten? Neem contact met ons op!

Voornaam*
Achternaam*
Velden met * zijn verplicht
Hidden
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.