Welke audits mag de Onafhankelijke Controller zelf uitvoeren?

Deze bedoelde onafhankelijkheid is in de Woningwet niet gedetailleerd uitgewerkt. Wél komt de bepaling voor, dat deze functie rechtstreeks gepositioneerd is onder de bestuurder en gevraagd en ongevraagd de RvC kan informeren.

In onze sector zien we steeds vaker dat woningcorporaties voor deze controlfunctie in de derde lijn gebruik maken van externe specialisten, die een gedeelte van hun urencapaciteit beschikbaar stellen. In de meeste gevallen zijn zij dan het resterend gedeelte van hun beschikbare tijd actief voor andere woningcorporaties. Hierin zien we een ontwikkeling naar professionele, ervaren onafhankelijke controllers. Wat we ook zien is, dat woningcorporaties de onafhankelijke controller “delen”. Dan is deze functionaris wel in dienst van een woningcorporatie, maar voor meerdere woningcorporaties tegelijk werkzaam. Daarnaast zien we uiteraard ook dat de grotere woningcorporaties fulltime over één onafhankelijke controller beschikken.

Mag je van de onafhankelijke controllers verwachten dat zij zelf ook audits uitvoeren of zouden zij voor de zuiverheid van de onafhankelijkheid alleen audits moeten laten uitvoeren door de eerste en tweede lijn?

Is het een probleem, als de onafhankelijke controller zelf (een deel van de) audits volgens zijn jaarlijkse Interne Controleplan uitvoert? Hier kun je op verschillende manieren naar kijken.

Je zou kunnen beredeneren dat de kwaliteit van het auditwerk positief beïnvloed wordt, wanneer de onafhankelijke controller audits zelf uitvoert. De controller weet door zijn contacten met Mt-leden, bestuurder, RvC, accountant en collega’s wat er speelt en baseert daarop ook zijn jaarlijkse Interne Controleplan. Daarom zal hij scherp onderzoeken en doorvragen en in zijn auditrapport zo duidelijk mogelijk de bevindingen en adviezen opschrijven.

Iedere andere uitvoerder loopt het risico de audit minder scherp uit te voeren dan vooraf was opgezet. En omgekeerd kan de Controller in zijn derdelijnswerk direct profiteren van de inzichten die hij in de uitgevoerde audits heeft opgedaan. Dus ook in het aspect van de kwaliteit van de Controller in de derde lijn is een pluspunt te realiseren. Een positief neveneffect kan verder nog zijn, dat de AC en RvC het prettig vinden om met één functionaris te communiceren. Dat scheelt (vergader)tijd.

De andere kant is een principieel punt. Is er een risico dat de onafhankelijke controller minder kritisch is op de kwaliteit van de uitgevoerde audits, wanneer hij deze zelf (voor een deel)  heeft uitgevoerd? Hiervan denken wij, dat dit risico inderdaad bestaat en dat dit nadelig kan zijn voor de betreffende woningcorporatie.

Stel dat de controller een audit uitvoert op het Planmatig Onderhoud en zijn bevindingen en adviezen rapporteert aan het MT, de bestuurder en vervolgens aan de RvC. Wanneer hij hierin belangrijke onderdelen van aanbesteding of van de controle op de werkuitvoering mist en niet scherp adviseert, is het de taak van de onafhankelijke controller om hierop te reageren in het belang van het MT, de bestuurder en de RvC. De kans is aanwezig dat de gewenste tegenactie op onvolkomenheden  niet (op korte termijn) zal gebeuren, als de auditor en de onafhankelijke controller dezelfde persoon zijn.

Er is winst te behalen, als de woningcorporatie dit spanningsveld onderkent, hierover vergadert en een standpunt inneemt in bijvoorbeeld het Interne Controleplan.

Op deze vraag past naar onze mening een genuanceerd antwoord. De meeste audits (onderhoud, ICT-rechten, verkopen, personeelsadministratie, etc) zullen periodiek en volgens een standaardmethodiek in lijn met het Interne Controleplan worden uitgevoerd. Daarin past een reviewende rol door de onafhankelijke controller. Deze audits worden dan uitgevoerd in de eerste of tweede lijn.

Er kunnen zich (tussentijds) ook onderzoeksvragen voordoen die heel specifiek zijn en een urgent karakter hebben. Ook de vertrouwelijkheid kan hier een rol in spelen. Wanneer het bestuur of de AC -leden een dergelijk vraagstuk hebben, zullen zij snel willen handelen. Dan komt aan de orde of de onafhankelijke controller dit onderzoek zelf kan oppakken. Snel kan hij met een onderzoeksvoorstel komen. Na afstemming hiervan met de bestuurder en de AC gaat hij aan de slag, zodat hij binnen een redelijk korte tijd zijn bevindingen kan presenteren. In dat scenario kan aan de snelheid, deskundigheid en vertrouwelijkheid meer prioriteit gegeven worden dan aan de strikte eis van onafhankelijkheid van de Controlfunctie.

Wij realiseren ons dat wij de positie innemen, dat de onafhankelijke controller een oordeel moet kunnen hebben over de kwaliteit van de uitgevoerde audits. Als een woningcorporatie het bijvoorbeeld vanwege de grootte van de corporatie pragmatisch vindt, dat de onafhankelijke controller zelf de “standaard-audits” uitvoert, onderstrepen wij het belang van het kritisch opstellen en bespreken van het jaarlijkse interne controleplan. Hierin zal dan moeten staan, welke audits door de onafhankelijke controller wel kunnen worden uitgevoerd en welke niet, omdat deze zijn onafhankelijkheid in de weg kunnen staan. Wanneer dit expliciet is opgenomen in het Interne Controleplan, kunnen de leden van de Auditcommissie (en de accountant) hier ook hun zienswijze op geven.

In dit artikel gaat Hofmeier in op aspecten in het takenpakket van de Onafhankelijke Controlfunctie. Als u hierover eens met ons van gedachten wil wisselen of behoefte heeft aan een sparringpartner,, nodigen wij u van harte uit.