Terug naar JARENLANGE EXPERTISE

Een proces optimaliseren: hoe doe je dat?

Het beschrijven, analyseren en verbeteren van processen vormt een leuke uitdaging. Er zijn enorme hoeveelheden boeken geschreven over  administratieve organisatie en bestuurlijke informatievoorziening, met verschillende invalshoeken en uitgangspunten. Maar wat kies je nu als aanpak?

Begin bij het begin

Als eerste moet je je afvragen van wie het probleem is en over welk proces de organisatie eigenlijk denkt dat het gaat? Het tweede deel van deze vraag is niet zo vanzelfsprekend als het lijkt. Het geheel van processen vormt namelijk vaak een wirwar van onderlinge relaties: als je aan een touwtje trekt in de ene afdeling, dan gaat er misschien wel een belletje in een andere afdeling.

Een goed uitgangspunt vind je in de opzet, bestaan en werking van een proces. Simpel gezegd, begin je met je afvragen wat er is vastgelegd over het proces en het bovenliggend beleid. Een stukje desk research.

De praktijk

Daarna volgt de praktijk, het bestaan: loop door de organisatie, kijk rond en interview de betrokken medewerkers om een vergelijking te kunnen maken tussen wat is beschreven en wat de werkelijkheid is.

Het proces

Als laatste beoordeel je de werking van een proces: voldoet het wel aan zijn doel? Is het proces voldoende effectief en efficiënt? En bevat zo’n proces wel de juiste en voldoende beheersmaatregelen?

Op basis van al deze elementen kom je uiteindelijk tot een advies, waarbij gezegd moet worden dat genoemde stappen niet altijd mooi in chronologische volgorde plaatsvinden. En daarna begint het ‘echte’ werk, namelijk het implementeren van de wijzigingen naar aanleiding van de gekozen adviezen.

Kortom

Een proces beschrijven om het vastgelegd te hebben vormt niet het goede uitgangspunt. Het is een paradox, maar een procesbeschrijving is een dynamisch document. De werkelijkheid is tenslotte ook geen statische foto.

Voornaam*
Achternaam*
Velden met * zijn verplicht
Hidden
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.