Betrokkenheid van woningwetcontroller bij besluiten met verstrekkende financiële gevolgen

Op 2 juli jl. werd het seminar “Internal audit van de toekomst binnen woningcorporaties” gehouden. De organisatie was in handen van het IIA (Instituut van Internal Auditors). Belicht werden onder andere de overeenkomsten tussen de woningwetcontrollers en de Internal Auditors. Er is één belangrijk verschil. De Woningwet stelt een verplichting die de Internal Auditor niet heeft, namelijk; ”Bij voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen zal de Toegelaten Instelling de financiële- en controlfunctie altijd betrekken.”Voor een internal auditor is dit een eis die niet passend is bij zijn onderzoekende en onafhankelijke functie. Betrokkenheid suggereert bemoeienis met dit voorgenomen besluit met verstrekkende financiële gevolgen. Dat kan een knelpunt op leveren, als de internal auditor dit besluit onderzoekt en hier onafhankelijk over rapporteert.

Hoe moet de woningwetcontroller op een onafhankelijke manier omgaan met zijn verplichte betrokkenheid bij voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen?

Reglement Financieel Beleid en Beheer

De Nieuwe Woningwet 2015 schreef voor dat iedere corporatie in 2016 een Reglement Financieel Beleid en Beheer opstelde. Dit reglement behoorde ter goedkeuring van de Autoriteit Woningcorporaties te worden voorgelegd. In het Modelreglement was uitgewerkt, wat tot voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen wordt gerekend. Dat zijn 14 uiteenlopende onderwerpen, waarbij als cumulatieve bepaling geldt dat met het voorgenomen bestuursbesluit, eenmalig of gerekend over een periode van maximaal drie jaar, (vermoedelijk) een bedrag of een risicosom van ten minste  € 3.000.000 (excl. BTW) is gemoeid. In de regel zijn dit investeringsvoorstellen. Ook is te denken aan het wijzigen van de beleggingen of de financiering van de woningcorporatie.

Uitwerking door de woningwetcontroller

De woningwetcontroller moet zich bij “het betrokken zijn” realiseren, dat hij zich in zijn woningwetrol tegelijk onafhankelijk dient op te stellen. Daarom is het onverstandig, wanneer de woningwetcontroller de opstellers van een investeringsvoorstel adviseert. Dit kan gaan om het maken van teksten over alternatieven voor deze investering, het weglaten van onderdelen in het investeringsvoorstel, het corrigeren van bedragen in het voorstel, het maken van aanpassingen in het bestuursvoorstel van deze investering etc. Kortom, de woningwetcontroller houdt afstand en geeft uitsluitend in het voorbereidingstraject aan, dat aan bepaalde kaders niet is voldaan, of dat het voorstel niet compleet genoeg is om een weloverwogen beslissing te nemen.

Wanneer de bestuurder een besluit wil nemen over het investeringsvoorstel, zal hij – met het oog op de geciteerde tekst uit de Woningwet – naar de beoordeling door de woningwetcontroller vragen. Deze legt in zijn rapportage vast, welke bevindingen hij heeft en eventueel wat zijn commentaar was tijdens de voorbereidingen van dit voorstel. Deze rapportage kan dan in aangepaste vorm worden voorgelegd aan de RvC, wanneer om een goedkeuring van dit voorgenomen besluit met verstrekkende financiële gevolgen wordt gevraagd.
In die handelingen kan de woningwetcontroller rapporteren, in hoeverre het besluit aan de kaders van de RvC (jaarplan, ondernemingsplan, investeringskaders e.d.) voldoet en tevens aan de externe wet- en regelgeving.

Op deze wijze is de woningwetcontroller zowel onafhankelijk (van de opstellers) als betrokken bij deze besluitvorming.