Woontij: Risico’s vastleggen en jaarlijks actualiseren om grip te houden

De coronapandemie was een jaar geleden een risico waar woningcorporaties weinig rekening mee hadden gehouden. En dat betekende snel schakelen, processen anders inrichten en de dienstverlening aanpassen. Hoe vang je in zo’n transitie risico’s goed op? En welke lessen neem je mee naar het nieuwe normaal? CorporatieGids.nl sprak daarover met manager financiën Heleen Straatman en onafhankelijk Controller a.i. Arjan Frerichs van Woontij.

Woontij is verantwoordelijk voor 2.300 woningen in de Kop van Noord-Holland en op Texel. “Maar een kleinere woningcorporatie betekent niet direct dat risicomanagement makkelijker is,” begint Heleen. “We staan immers voor dezelfde taken als grote corporaties. Een belangrijk verschil is wel het aantal fte’s waarmee gewerkt wordt. Grotere collega-corporaties kunnen bijvoorbeeld speciale functies invullen voor duurzaamheids- of nieuwbouwprojecten, terwijl bij ons een vastgoedmedewerker dat als neventaak erbij doet. Dat brengt risico’s met zich mee qua werkdruk en het houden van overzicht bij grote projecten. Overigens willen we dit risico ondervangen door binnenkort een projectleider aan te stellen die zich volledig kan focussen op zulke projecten.”

Twee woningmarkten

Ook het feit dat Woontij op een eiland opereert, brengt risico’s met zich mee. Heleen: “Er is immers sprake van twee verschillende woningmarkten, die beide hun eigen aanpak en risico’s met zich meebrengen. Maar verder geldt risicomanagement voor alle medewerkers en processen van Woontij, en dan maakt de exacte locatie verder niet veel uit. Onderhoudsmedewerkers die vooral werkzaam zijn in Den Helder komen nog steeds geregeld op het kantoor op Texel, maar wel minder dan voorheen.”

Huurdercontact en thuiswerken

Met het laatste doelt Heleen op een van de gevolgen van de coronapandemie. Op de vraag wat voor invloed corona verder heeft gehad op risicomanagement, vertelt Arjan: “Het heeft vooral invloed gehad op het contact met huurders. Om de risico’s zoveel mogelijk te beperken, zijn op dat gebied maatregelen genomen. Er worden aanvullende vragen aan huurders gesteld voordat een reparatieverzoek wordt ingepland, er zijn beschermingsmiddelen aanwezig en er zijn perioden geweest waarin alleen spoedklussen zijn uitgevoerd. Dit was wel snel schakelen, want het is een risico waar we vooraf geen rekening mee hebben gehouden.”

“Daarnaast heeft het thuiswerken invloed gehad op een aantal werkprocessen. Bij de meeste processen was de digitalisering goed doorgevoerd en konden we eenvoudig omschakelen, maar bij andere moesten we extra stappen nemen. Bijvoorbeeld omtrent de digitale factuurverwerking dat een jaar eerder was uitgesteld door de keuze voor een nieuw ERP-systeem. Collega’s hebben dat goed opgelost, maar het was een arbeidsintensief proces dat heeft geleid tot het alsnog aanschaffen van een nieuw systeem.”

Externe blik

Woontij gelooft dat bij risicomanagement een externe blik van een controller meerwaarde heeft. Heleen: “Het is voor een corporatie van onze grootte volgens de Woningwet niet noodzakelijk om een controller aan te trekken, maar toch hebben wij hier met enkele collega-corporaties voor gekozen. Wij hebben – zeker voor een kleine corporatie – veel projecten, waardoor extra aandacht van een externe controller van belang is. Daarom hebben we met vier andere regionale corporaties van ongeveer dezelfde grootte Arjan van Hofmeier als onafhankelijke controller ingehuurd. Omdat hij bij alle vijf corporaties langskomt, helpt hij ons door het beste van iedere corporatie te delen met de anderen. Die synergie zien we terug in de verdere professionalisering van risicomanagement bij Woontij.”

Risicoregister

Op de vraag hoe de Noord-Hollanders risicomanagement hebben ingevuld, beschrijft Arjan: “We hebben de belangrijkste risico’s een aantal jaar geleden in een risicoregister vastgelegd. Jaarlijks worden deze risico’s in een sessie met de managers en controller uitvoering geëvalueerd en geactualiseerd. Het fijne is dat die ervaringen die ik bij andere corporatie opdoe, in deze sessies kunnen dienen als nieuwe input voor Woontij. Naast een fraude risicoanalyse vormt dit risicoregister de basis voor het interne controleplan voor de te houden audits. Per risico worden in dit plan de belangrijkste beheersmaatregelen beschreven, welke de uitgangspunten vormen bij het starten van een audit. Hoewel de opzet van het plan door de coronapandemie niet is veranderd, is de uitvoering dat wel. Vooral op het gebied van audits, omdat je nu genoodzaakt te videobellen of te mailen.”

Controlling op afstand

Door de coronapandemie is ‘controlling op afstand’ ook gewoonte geworden. Arjan: “Het voordeel van op locatie aanwezig zijn, is het hebben van informele contacten met de collega’s. Als controller blijf je dan veel meer betrokken bij wat er leeft binnen de organisatie. Hoewel tijdens corona dat natuurlijk niet kan, blijft het echter wel essentieel om betrokken te zijn. Daarom schrijft bijvoorbeeld de directeur-bestuurder elke week een nieuwsbrief met de belangrijkste gebeurtenissen en MT-besluiten voor alle collega’s. Ook heb ik geregeld telefonisch overleg met Heleen en de directeur-bestuurder en schuif ik aan bij belangrijke MT-vergaderingen. Zo hou je ook op afstand binding met de risico’s binnen de organisatie.”

Kunstje van iedereen

Woontij maakt gebruik van het three lines of defence-model, gaat Heleen verder. “Hierin is de eerste lijn – het management – verantwoordelijk voor het op orde hebben van het eigen proces, inclusief de eigen controles. De tweede lijn ondersteunt en adviseert de eerste lijn voornamelijk bij vraagstukken rondom risicomanagement, compliance en planning and control. De derde lijn bestaat primair uit een interne controller. Binnen Woontij lopen Arjans werkzaamheden door zowel de tweede als derde lijn. Door onze grootte is het niet mogelijk om deze functies geheel gescheiden te houden, maar door de samenwerking met Hofmeier kunnen we wel risicomanagement goed borgen.”

“Risicomanagement is bij Woontij niet alleen het kunstje van de controller en het management,” gaat Arjan verder. “Na de jaarlijkse actualisatie wordt het risicoregister besproken met de betrokken medewerkers. Hiermee creëren we draagvlak en betrokkenheid, waardoor het denken in risico’s in de gehele organisatie wordt gestimuleerd en geborgd. Daar komt weer input uit dat we vervolgens gebruiken om het risicoregister verder aan te scherpen.”

Grip houden

Op de vraag of het begin van de vaccinaties betekent dat de coronamaatregelen weer uit het register kunnen worden gehaald, sluit Heleen af: “Ik denk het niet. Bijvoorbeeld thuiswerken zal – al dan niet gedeeltelijk – zeker blijven, ook na de coronacrisis. Een belangrijk aandachtspunt is de geestelijke toestand van de medewerkers die de collegiale contacten op locatie op Texel erg missen en soms de moed een beetje kunnen verliezen. Woontij is erg actief in het in contact blijven met collega’s en stimuleert dit volop. Daarnaast geven we thuiswerkende ouders de mogelijkheid om 25 procent minder te werken met volledig behoud van salaris, om de druk van werk, thuiszorg én onderwijs voor kinderen te verzachten. Het thuiswerken brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, zoals het zorgen voor goede werkplekken thuis en het goed beveiligen van ICT. Wat dat betreft heeft de pandemie dus nieuwe risico’s met zich meegebracht waar we de komende jaren grip op moeten blijven houden.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woontij