Met de toenemende rapportageverplichtingen zoeken corporaties naar oplossingen om de rapportages zo eenvoudig mogelijk samen te stellen. Van expertsysteem tot Excelmodel en diverse hybride oplossingen hier tussenin, er zijn vele verschillende modellen beschikbaar. Wat zijn de aandachtspunten voor de keuze voor een rapportageoplossing? Welke voor- en nadelen zijn er?
Financiële rapportages
Zoals elk bedrijf en elke organisatie heeft een woningcorporatie behoefte aan inzicht in de financiële prestaties die zij in de afgelopen periode heeft geleverd. Traditioneel hebben corporaties zich veelal geconcentreerd op de jaarrapportages en periodieke (kwartaal- of tertiaal-)rapportages. De laatste tijd zien wij echter een duidelijke trend ontstaan naar een situatie waarbij bestuurders en toezichthouders liefst op elk moment, maar minstens maandelijks, financieel de thermometer in de organisatie kunnen steken. Deze wens wordt met mede gevoed door de groeiende nadruk die wordt gelegd op de bedrijfslasten van woningcorporaties en het ‘in control’ zijn van de financiële positie van de organisatie.
Betrouwbaarheid van de informatie
Bij het bepalen van de informatiebehoefte van de organisatie en de (interne) toezichthouders, is het van belang dat de aangeleverde informatie ook betrouwbaar is. In traditionele termen houdt dit in dat deze informatie ‘volledig, juist en tijdig’ dient te zijn. Voor veel woningcorporaties blijkt dit echter nog een grote opgave, niet in de laatste plaats omdat standaardmodellen vaak ontbreken of medewerkers onvoldoende kennis van de modellen en gehanteerde programmatuur bezitten om wijzigingen in deze modellen op een gestructureerde wijze door te voeren.
Gestandaardiseerde modellen
Gelukkig zijn er verschillende aanbieders op de markt die gestandaardiseerde modellen leveren voor de rapportage van de financiële gegevens vanuit het primaire systeem (leveranciers van rapport generators). Ook hier is echter een grote diversiteit merkbaar in de mate waarin voor het gebruik van een dergelijk systeem specifieke kennis noodzakelijk is. Er zijn verschillende expertsystemen in de markt waarvoor een behoorlijk hoog niveau van kennis van het specifieke systeem noodzakelijk is om modelaanpassingen op een gestructureerde wijze door te voeren. Daarnaast blijven deze expertsystemen afhankelijk van de wijze waarop gegevens in het bronsysteem worden vastgelegd en de wijze waarop deze vervolgens vanuit het bronsysteem beschikbaar kunnen worden gesteld aan het expertsysteem.
Dan maar Excel…?
Vanwege het hiervoor genoemde benodigde kennisniveau voor gebruik van de expertsystemen, maar ook vanwege het kostenniveau dat een dergelijk systeem met zich meebrengt, maken nog veel corporaties de keuze vooralsnog hun rapportages maar in Excel te blijven maken. De nadelen hiervan blijven echter de synchronisatie van de gegevens met het primaire systeem en het feit dat de kennis van de gebruikte Excel modellen vaak bij één medewerker ligt. Daar staat tegenover dat de meeste medewerkers van de financiële afdeling voldoende kennis van Excel bezitten om kleine(re) aanpassingen door te voeren, zolang dit niet op formuleniveau hoeft te gebeuren.
Of een ‘hybride’ oplossing?
Inmiddels zijn er ook aanbieders op de markt die zich concentreren op het vormen van een stabiele schakel tussen het primaire systeem enerzijds, en gestandaardiseerde Excel modellen anderzijds. De kracht ligt hier in de standaardisatie van de vertaalslag van ‘data’ naar ‘informatie’. In Excel kan een model worden gemaakt (of een bestaand model worden aangepast) wat op maat passend is voor de specifieke corporatie. Door echter met een standaard ‘vertaaltabel’ van primair systeem naar Excel model te werken, wordt voorkomen dat bij het maken van een model of bij aanpassingen in het primaire systeem bepaalde data ‘vergeten’ wordt bij het vullen van het model. Door middel van ingebouwde controles in deze systemen, krijgt de gebruiker automatisch een signaal wanneer bepaalde data nog geen plaats in het model toegewezen heeft gekregen. Daarnaast maakt een dergelijk systeem vergelijkingen op basis van elke gewenste periode mogelijk door het inlezen en vasthouden van data uit eerdere rapportages.
Momenteel zijn wij met een leverancier van een dergelijke oplossing gezamenlijk bezig om te komen tot een standaardmodel voor de corporatiesector. Natuurlijk nemen wij hier ook actuele ontwikkelingen als het ReferentieGrootboekSchema (RGS) en SBR in mee. Wilt u hier meer van weten, of wilt u vanuit uw praktijkervaring meepraten over deze ontwikkelingen, dan gaan wij hier graag met u over in gesprek.
Meer inspiratie?
Als Hofmeier delen we graag relevante kennis. Geïnspireerd blijven en altijd op de hoogte van alles wat hoog op de corporatie-agenda staat? Meld u aan voor de inspiratiemail of deel deze inspiratiemail met iemand die ook wat inspiratie kan gebruiken!