De kat die over het toetsenbord loopt, de huisgenoot van een collega die in badjas door het beeld wandelt, de kinderen die lawaai maken op de achtergrond: sinds we online vergaderen – en dat doen we vaak en lang – hoort dit bij het werkende leven.

Maaltijdbonnen

Digitaal vergaderen dus. Echter, digitaal vergaderen is wat anders dan digitaal samenwerken. Daar komt meer bij kijken, zeker als dat in een internationale omgeving is, dus over grenzen heen. Dan heb je te maken met verschillende culturen, andere opvattingen, andere manieren van werken, andere gewoonten.

Zo zag ik in de boeken van een buitenlandse vestiging van een Nederlandse onderneming eens een enorme post staan voor maaltijdbonnen voor kantoorpersoneel. Voor mijn gevoel totaal niet in verhouding. Wij nemen ons eigen boterhammetje mee of rekenen zelf af in de personeelskantine. Cultuurverschilletje dus. Daarnaast is Engels vaak de voertaal, dat leidt soms tot misverstanden (zoals een teleurgestelde Van Gaal eens zei: “It’s again the same song”). Al deze zaken brengen voor de controller extra uitdagingen met zich mee.

Onduidelijkheden toelichten

Face-to-face kun je samen met je buitenlandse (financiële) collega’s door zaken heengaan, onduidelijkheden toelichten, een goed gesprek voeren of discussiëren. Je kunt elkaar ‘in de ogen kijken’. Digitaal is dat toch lastiger. Hoe voorkom je dat een onlinebijeenkomst nergens toe leidt?

• Zorg dat iedereen zichtbaar is. Ook tijdens een presentatie. Zelf werk ik met twee schermen. Op de ene de presentatie, op de andere de deelnemers. Zie je dat iemand vragend, bedenkelijk of verbaasd kijkt, dan kun je daar meteen op inhaken.
• Ken de deelnemers. Weet meer dan alleen de namen van het managementteam, de marketing- of salesman. Regelmatig bellen buiten de digitale bijeenkomsten om, om eens bij te praten over andere zaken dan het werk zorgt voor verbinding, vertrouwen en begrip. Ik kan het niet genoeg benadrukken: vergeet het sociale aspect niet.
• Een goede voorbereiding is het halve werk: zie je zaken in de cijfers die je niet kunt duiden (denk aan de maaltijdbonnen), bel dan voor die tijd met de betreffende persoon en vraag om een toelichting.
• Zorg dat er geen loze poppetjes digitaal aanwezig zijn. Dat vertraagt alleen maar. Deelnemers moeten relevant zijn en wat kunnen bijdragen.
• Maak een deelnemer verantwoordelijk: deze leidt de vergadering en zorgt dat iedereen aan het woord komt.
• Zorg voor interactie, zodat deelnemers niet tussendoor mailtjes gaan beantwoorden. Of met hun telefoon andere dingen gaan doen omdat ze zich vervelen of niet betrokken voelen. Geef zelf het goede voorbeeld, ook al is het soms verleidelijk om de telefoon te pakken.
• Beperk het aantal vergaderingen per dag. Daar word je suf van en het leidt tot een slechte concentratie. Het hoofd moet ook weer leeg kunnen raken.

Voorwaarden

Verbinding, vertrouwen, een veilige online omgeving waarin iedereen zich durft uit te spreken. Het zijn voorwaarden voor een optimale digitale samenwerking in een internationale omgeving. De controller speelt daarin een belangrijke, mooie rol. Ik zeg: “Let’s go!”

Thomas van den Akker

Senior Finance Professional

Hofmeier