Digitaliseren is in elke branche hot topic. We willen snel en gemakkelijk gegevens kunnen verwerken en analyseren. En dat klinkt allemaal geweldig totdat je eraan wilt beginnen. Een organisatie is gewend om met bepaalde systemen te werken. Maar hoe bepaal je tussen alle aanbieders van software pakketten welke het beste bij jouw organisatie past? Mede om deze reden schuiven veel organisatie dit op de lange baan, maar zo kom je niet vooruit. Hoe pak je een digitalisering proces dan wel goed aan? Hoe krijg je je hele facturatie proces en alles wat daarbij komt kijken digitaal? Wij vragen het Petra Bongaarts van de Hartstichting. Zij vertelt hoe zij met digitalisering omgaan.
Petra Bongaarts: Teammanager Planning, Control en Processen
Met welke uitdagingen op het gebied van digitalisering hebben jullie op dit te maken?
De Hartstichting heeft behalve met digitalisering in financiële processen ook te maken met CRM-systemen, de website voor donaties en voorlichting waar permanente aandacht voor verbeteringen en innovatie is.
Voor het financiële proces hebben wij ervoor gekozen om de systemen voor het contractmanagement en de factuurverwerking tegelijkertijd te vervangen.
Wat willen jullie bereiken? En waarom is dit voor jullie belangrijk?
Het doel van dit project is de verbetering van het “basis” financiële proces op het gebied van doorlooptijd, gebruikersgemak en aansluiting op de overige systemen van de organisatie. Op termijn staat een verdere optimalisatie in de vorm van een BI-tool op de agenda.
Wat heeft jullie huidige aanpak opgeleverd?
Door stap voor stap vooruit te kijken, kan er tussentijds bijgestuurd worden. Naast een gedegen voorbereiding (omschrijving van de business requirements, procuratieschema’s etc) en een realistische planning, is communicatie essentieel bij een dergelijk project. Het grijpt in op de basisprocessen in de organisatie en ondanks dat het voor alle gebruikers vooral verbeteringen zal brengen, is het essentieel om iedereen “mee te nemen” in het veranderproces.
Op welke manier ondersteunt Hofmeier jullie bij dit proces?
Hofmeier ondersteunt ons met een projectmanager met een financial control achtergrond die van pakketselectie tot en met implementatie inhoud en sturing biedt terwijl de dagelijkse werkzaamheden gewoon door kunnen blijven gaan. Hij heeft kennis van zaken in financiële administratieve processen en projectmanagement.
Welke tips heb je voor andere organisaties die starten met het digitaliseren van hun financiële functie?
Neem vooral tijd om het goed voor te bereiden: Bedenk wat nodig is, maar ook hoe het uit te voeren in stappen en in tijd. Verder is communicatie binnen het projectteam en met alle stakeholders een belangrijk onderwerp. Neem ook de tijd voor het testen zodat de implementatie soepel verloopt. Het lastigste bij het financiële proces is dat de “winkel open moet blijven”, dus kies een periode die relatief rustig is en maak indien mogelijk gebruik van extra capaciteit.
Hoe ziet volgens jou de toekomst van de afdeling eruit, zijn er nog meer ontwikkelingen waar tijdig op moet worden ingespeeld?
De regelgeving voor financiële verantwoording is altijd aan veranderingen onderhevig. Daarnaast zijn er ontwikkelingen in de maatschappij en in de markt waar we rekening mee moeten houden. Dat betekent naast een solide financieel proces ook dat de informatiebehoefte (intern en extern) kan wijzigen. Daar willen wij op in kunnen spelen, vandaar de wens om een BI-tool te implementeren in de toekomst.
Wil je meer weten op welke manier je jouw organisatie vooruit kunt helpen door middel van digitaliseren? Of heeft jouw organisatie hulp nodig bij de begeleiding van een digitalisering proces? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.