Denk groot, begin klein

Hoe ook kleine onderwijsinstellingen datagedreven kunnen werken en de rol van de controller.

In een snel veranderende wereld is het belang van data voor het werk van een controller in de non-profit, waaronder onderwijsinstellingen, steeds belangrijker. Gebruikmakend van data en van tools die de data ontsluiten worden in toenemende mate adviezen gevormd die bepalend zijn voor het toekomstig succes van een organisatie.

Voor de controller van vandaag en morgen is het essentieel de kansen en mogelijkheden te grijpen die data en de tools bieden. Datagedreven werken is voor jou als moderne controller de sleutel tot succes om zo de door hem of haar zelf de gewenste strategische rol binnen de organisatie in te vullen. De technologische middelen zijn er!

Organisaties die over voldoende middelen beschikken, kunnen de stap naar data gedreven werken makkelijker maken. Maar wat als je die middelen nu niet in voldoende mate beschikbaar hebt? Is je missie als controller nu kansloos om er voor zorg te dragen dat bestuur en directie over data kan beschikken om tot betere besluitvorming te komen? Het antwoord op beiden vragen is nee.

Ook als kleinere onderwijsinstelling ligt datagedreven werken binnen je bereik en is het niet een spel voor de ‘grote jongens’ met de juiste middelen. Nee, je kunt ook in kleinere onderwijs organisaties als controller de regierol oppakken om de sprong naar datagedreven werken te maken. Alleen moet je in die rol meer aandacht besteden aan het scheppen van andere randvoorwaarden dan geld en tijd.

Voorkom vooral voor jezelf calimerogedrag door groots te denken, maar klein te beginnen. Net als de dominostenen in een metafoor die graag gebruikt wordt, kan de kleinste verandering leiden tot iets groots. Begin met één project, één team, één klaslokaal. Leer daarvan en breid dan uit.

Wil je succesvol zijn om de stappen te zetten binnen je organisatie naar datagedreven werken, richt je als controller in je aanpak dan op de volgende vijf randvoorwaarden:

1. Cultuurswitch: Laat iedereen in de organisatie het belang van data zien. Wees de inspirator, de leider en leg daarin accenten op helderheid en uitvoerbaarheid.
2. Focus op de beschikbare data en systemen: Kijk goed naar wat al beschikbaar is. Veel onderwijsinstellingen hebben al toegang tot systemen en tools die ze nog niet volledig benutten. Ontwikkel en optimaliseer bijvoorbeeld dashboards in de bestaande systemen en voorkom zo de aanschaf van onnodige tools.
3. Bestuurlijke draagkracht: strijd in je rol als leider niet alleen voor mandaat en budget, maar benadruk vooral de waarde van gebruik van data in het sturen en bijsturen voor je organisatie en hoe het de slagvaardigheid vergroot.
4. Multidisciplinaire aanpak: betrek de medewerkers uit de primaire en ondersteunende processen, hun bijdrage is essentieel. Dit lijkt logisch, maar te veel nog wordt er ingericht vanuit de kennis van specialisten en te weinig vanuit de input van gebruikers.
5. Belang van datakwaliteit: is cruciaal en de kwaliteit van data moet op niveau zijn of gebracht worden. Houd je administratieve organisatie op orde.

Als controller speel je een strategische rol als adviseur en businesspartner. Het is je taak om bestuur en de directie te voorzien van data om te sturen en bij te sturen en daarin betere besluiten te nemen. Deze manier van datagedreven werken beperkt zich niet tot alleen de ‘grotere ’onderwijsorganisaties. Door jezelf niet onnodig klein te maken, en je meer te concentreren op andere randvoorwaarden kan je ook binnen ‘kleinere’ instellingen de sprong maken naar datagedreven werken. En zal jij als controller of te wel als ‘de meester van het meten en weten’ en ‘de denker in data’ de gewenste rol als strategisch adviseur en businesspartner van waardevolle betekenis laten zijn. De controller 2.0

Ik nodig collega’s en andere onderwijsprofessionals uit om samen de stappen naar een datagedreven toekomst te zetten. Met de juiste mindset, focus en een reeks kleine, beheersbare stappen, kunnen we allemaal de top van de Eiffeltoren bereiken. Geef die eerste dominosteen een zacht duwtje, en zie hoe ver je kunt komen!