Datagedreven werken is tegenwoordig een veelgehoorde term. Maar wat is het eigenlijk? Met datagedreven werken bedoelen we dat we onze keuzes en doelstellingen baseren op (ruwe en onbewerkte) data. Ruwe data zijn feiten die door uw eigen IT-systeem op den duur verzameld zijn. Met behulp van data is het mogelijk om de processen zo efficiënt mogelijk in te richten, waardoor beslissingen sneller, beter, accurater én doelgericht genomen kunnen worden. Datagedreven werken wordt gebruikt om toekomstige ontwikkelingen te voorspellen om hier zo goed mogelijk op in te spelen. Met juist verwerkte data is het mogelijk om waardevolle inzichten te verkrijgen middels data analytics en BI (Business Intelligence) oplossingen. Daarmee is het datagedreven werken een onmisbaar onderdeel geworden bij de meeste nationale en internationale organisaties.
Maar nu is het toch al zo dat de meeste organisaties al grotendeels op hun cijfers sturen? Dat is zo, maar dan hebben we het over informatie-gestuurd werken. Dat is iets wezenlijk anders dan datagestuurd werken! Informatie is data die bewerkt en verwerkt is, zodat er een betekenis aan gegeven kan worden. Informatie-gestuurd werken is dan eigenlijk niets meer en niets minder werken op basis van verschillende KPI’s (key performance indicators) die gemonitord worden en waarop gestuurd kan worden. Informatie-gestuurd werken kan een onderdeel zijn van datagedreven werken. Datagedreven werken is alleen wezenlijk anders ingericht, doordat data als het startpunt dient om veranderingen te brengen. De ruwe feiten vormen de richting waar de organisatie opgaat, terwijl bij informatie-gedreven werken de verwachtingen en/of doelstellingen van de organisatie leidend zijn ten aanzien van hoe de data wordt ingezet. Informatie-gestuurde organisaties bepalen de doelstellingen vóór het analyseren van de data, terwijl datagedreven organisaties de doelstellingen afleiden uit de data. Het een is niet beter dan het ander. De beide methoden kunnen naast elkaar bestaan en het gebruik kan situationeel bepaald zijn.
Belangrijke voorwaarden om datagedreven te kunnen werken zijn het op orde hebben van de datakwaliteit en datageletterdheid van de medewerkers. Zo zijn er tientallen woningcorporaties die steeds meer stappen zetten om hun corporatie zoveel mogelijk datageletterd te maken. De meest gestelde vraag is dan ook: ‘waarom zouden wij als corporatie datagedreven werken?’. Het antwoord is simpel, het doel is namelijk om als organisatie wekelijks of dan wel maandelijks meer inzicht en kennis te verkrijgen van data waarover de organisatie beschikt. Kennis die vervolgens zal bijdragen aan het nemen van betere beslissingen ten behoeve van de corporatie of tijdig bij te kunnen sturen waar nodig.
Als corporatie zou je zeggen ‘ja, maar dat doen wij toch al’, maar de vraag daarbij is of iedere medewerker van de corporatie wel voldoende datageletterd is. Met andere woorden: ‘is ieder alert en verantwoordelijk voor data die ingevoerd wordt in het systeem?’ Ook is het maar de vraag of de beslissingen die genomen worden met deze data effectief zijn. Als data niet volledig en juist is kan je er niet zeker van zijn of de genomen beslissing of een rapportage effectieve resultaten zullen opleveren. In dit stuk komt u te weten hoe u met datageletterdheid en datakwaliteit in uw corporatie het verschil kunt maken. Ook zal nader worden toegelicht wat Hofmeier voor uw woningcorporatie kan betekenen over het datagedreven werken.
Datageletterdheid is het vermogen om data te lezen, te begrijpen in de context, te gebruiken in de bedrijfsprocessen, te analyseren, te argumenteren en vervolgens de besluiten te nemen voor het behalen van zowel korte als langetermijndoelstellingen. Data wordt door iedereen in de organisatie continu gebruikt voor analyse en ter ondersteuning van beslissingen. Datageletterdheid moet centraal staan op zowel organisatorisch, tactisch, als strategisch niveau, wil de organisatie meer data gedreven werken. Alle medewerkers van de organisatie hebben te maken met data en vervolgens met data gedreven werken. Iedere medewerker draagt met zijn eigen rol bij aan het data gedreven werken, maar niet iedereen is zich hier bewust van. Het creëren van awareness is dus een cruciale stap.
Datageletterdheid wordt pas ervaren als de medewerkers in de organisatie data-bewust worden, weten wat data is en welke voordelen data gedreven werken met zich mee zal brengen. Het is van belang dat de medewerkers begrijpen dat het geen bijzaak is, maar een belangrijke factor is bij het nemen van de juiste beslissingen voor de organisatie. Datageletterdheid begint bij het management van de corporatie, maar alle medewerkers moeten hierbij betrokken worden.
Het begrip datakwaliteit is onmisbaar als men het over data gedreven werken heeft. Datakwaliteit geeft de mate aan van hoe geschikt data is om het voor een bepaald bedrijfsdoel te gebruiken. Wanneer spreekt men van goede datakwaliteit? De volgende factoren zijn van belang voor goede datakwaliteit: volledigheid, uniekheid, juistheid, integriteit, validiteit, relevantie, consistentie en tijdigheid.
Een van de belangrijkste maatregelen om datakwaliteit op orde te houden is de preventie. De organisatie moet onjuistheden, duplicatie en irrelevante gegevens voorkomen in plaats van de gemaakte fouten achteraf corrigeren. Organisaties moeten ervoor zorgen dat data van goede kwaliteit is voordat die in de database komt voor het gebruik voor verschillende doeleinden. Datakwaliteit is niet alleen van belang voor de bedrijfsbeslissingen, maar de medewerkers werken fijner als data aantoonbaar juist is. Dit zal ertoe lijden dat er minder fouten worden gemaakt.
Datageletterdheid in de organisatie heeft een positieve impact op de resultaten. De volgende voorbeelden schetsten een goed beeld van deze resultaten:
Tijdens het werken voor verschillende woningcorporaties, hebben specialisten van Hofmeier verschillende praktijksituaties meegemaakt, waarbij datagedreven werken aan de orde is gekomen. Een aantal voorbeelden van wat data geletterdheid bij corporaties heeft opgeleverd of zou kunnen opleveren zijn:
Wat biedt Hofmeier aan de corporaties om datageletterdheid te verhogen? Om erachter te komen hoe datageletterd uw corporatie is en de huidige situatie met data in kaart te brengen, zal in de eerste fase een ‘0-meting datakwaliteit’ moeten worden uitgevoerd. De volgende stappen schetsen wat Hofmeier te bieden heeft:
Adviserende diensten
Uitvoerende diensten
Meer weten? Neem dan contact met ons op.