Verbaasd. Dat was ik toen ik een datadump voor een maandafsluiting zag waar bijna 85 procent van de opgevraagde data niet relevant was. De vreemdste variabele die ik tegen kwam, was het aantal malen dat de voordeur open- en dichtging. Totaal niet relevant voor deze organisatie. Ze hadden deze gegevens ook nog nooit gebruikt. Waarom de meting dan wel in de datadump stond? Omdat ‘het er simpelweg in zat’, was het antwoord.
Data zijn superbelangrijk en onmisbaar. Je kunt er veel strategische informatie uithalen, zoals kooppatronen van klanten, bottlenecks in de organisatie of rendement van een productgroep. Daardoor kun je veel gerichter en met meer focus sturen. Maar, zoals met alles in het leven, overvloed kan juist een negatief effect hebben. Toch komt het verzamelen van een overvloed aan data veel voor, ook in grote organisaties. Eerst zorgen dat we alles hebben, dan zien we later wel wat we ermee doen, is de gedachte.
Aan dat ongestructureerd verzamelen kleven veel nadelen. Ten eerste kost het veel tijd om relevante informatie te verzamelen. Bovendien verdwaal je ook nog eens terwijl je op zoek bent naar dat ene stukje data dat je nodig hebt. Ten tweede belast het de systemen enorm, ze worden er traag van. Als laatste kost een ongebreidelde dataverzamelwoede geld. Onderzoek van Enterprise Strategy Group uit 2014 wijst uit dat de total cost of ownership van 1 GB aan bestanden 248 dollar is, en dat 40 tot 60 procent van alle bestanden overbodig is. Laat dit alles op u inwerken, en maak eens een inschatting wat dit voor uw bedrijf betekent…
Hoe verzamel je data dan wel? Werk van achter naar voren. Begin dus met wat je nodig hebt. Pak – letterlijk – de rapportage erbij en begin op pagina 1: welke informatie heb ik nodig, zoek dat vervolgens op in het systeem. Zo sla je het downloaden, en het gezoek daarin, van alle overbodige data over. Werk met een datawarehouse. Hier worden alle gegevens geautomatiseerd verzameld, zodat er niet tientallen verschillende versies van dezelfde (Excel-)bestanden op het computernetwerk staan. Zo creëer je één versie van de waarheid. Gebruik een of meerdere BI-tools. Hiermee kun je de rapportage inrichten, zodat alles wat je niet nodig hebt ook niet wordt gevraagd aan het systeem. Werk ook hier van achteren naar voren: kijk kritisch naar wat je nodig hebt.
Het resultaat van deze verbeterslagen is dat financiële rapportages in enkele seconden zijn te draaien in plaats van in uren of zelfs dagen. Hoe mooi is dat!