Aan de vooravond van de verkiezingen weet u dat de ambities van de nieuwe coalitie van invloed zijn op uw programmaplan en -begroting. Een belangrijke taak maar een extra belasting voor uw ambtelijke organisatie. 2018 belooft een vernieuwend jaar te worden voor uw gemeente met de daarbij behorende uitdagingen. 

Relatie coalitie-programma en heroriëntatie middelen
De verkiezingen staan voor de deur en daarna gaan de politieke partijen aan de slag om een coalitie te vormen. In dat proces willen de partijen zoveel mogelijk van hun wensen vertaald zien in het coalitie-programma. De uitdaging is om deze (maatschappelijke) vertaling zo concreet mogelijk te maken zodat een koers wordt uitgezet voor de komende vier jaar. Daar hoort ook een financiële vertaling bij zodat keuzes kunnen worden gemaakt en aangeven wordt wat er in de verschillende jaren wordt opgepakt. De kracht is om een juiste verbinding te maken tussen de wensen, de financiële gevolgen en de beschikbare middelen door dekkingsscenario’s te presenteren. Dat is een samenspel tussen de politiek en de ambtelijke organisatie. In dat krachtenspel is het belangrijk dat de regiefunctie goed is ingevuld door de politiek te voeden met belangrijke ontwikkelingen en besluiten op basis waarvan richting kan worden gegeven aan het beleid voor de komende jaren. Het coalitie-programma krijgt zijn beslag in het programmaplan, dat al vóór de zomervakantie door de gemeenteraad wordt vastgesteld.

Het Programmaplan
a. De strategische – en financiële tijdlijn
De agenda 2018 bestaat voor de meeste gemeenten uit een strategische en een financiële tijdlijn. Deze beide lijnen komen in hoofdlijnen bij elkaar in het programmaplan en met een verdere uitwerking in de programmabegroting 2019. Het jaar 2018 belooft door de verkiezingen een hectisch jaar te worden voor verreweg de meeste gemeenten.

Strategische tijdlijn

1. De gemeenteraadsverkiezingen zijn op 21 maart 2018.
2. Direct na de verkiezingen starten de coalitiebesprekingen om:
   a. Op basis van de verkiezingsprogramma’s een collegeprogramma voor de komende raadsperiode (2018-2022) te maken.
   b. Een nieuw college van burgemeester en wethouders samen te stellen.
3. Het coalitieprogramma is de basis voor het programmaplan (art 8 BBV). In het programmaplan staan vooral de nieuwe ambities van de coalitie of het college. Het programmaplan geeft een eerste indicatie van de financiële effecten van de nieuwe ambities en de mogelijke dekking daarvan. De gemeenteraad besluit in juli 2018 over het programmaplan. In het programmaplan worden voorlopige/verkennende dekkingscenario’s gepresenteerd. Het programmaplan wordt vervolgens jaarlijks geactualiseerd.
4. Gelijk met het programmaplan start het opstellen van de programmabegroting 2019 en de meerjarenramingen 2020-2022. De begroting bestaat uit 2 delen: een begrotingsdeel voor de nieuwe ambities uit het programmaplan, de eventuele bezuinigingen en de doorrekening van de bestaande activiteiten (going concern). De gemeenteraad besluit begin november 2018 over de programmabegroting 2019.

Financiële tijdlijn

1. De (financiële) verantwoording over 2017 wordt opgesteld. De gemeenteraad besluit begin juli 2018 over het jaarverslag en de jaarrekening 2017.
2. Om de ambities van het nieuwe college (en de nieuwe raad) te kunnen realiseren zal er extra geld nodig zijn. Een herijking van de financiële staat van de gemeente is essentieel om te zorgen dat het benodigde geld op tafel komt om zowel de bestaande activiteiten als nieuwe ambities te kunnen realiseren in de komende raads- en collegeperiode. Het is belangrijk om dat direct aan het begin van deze nieuwe periode te doen. De financiële doorlichting kost veel tijd, is onze ervaring. Maar het resultaat is dat het geld oplevert. Een goede herijking geeft ook bestuurlijke en ambtelijke rust in de komende jaren. Het financiële fundament is immers gelegd. In het voorjaar kan een verkenning van de dekkingsmogelijkheden worden uitgevoerd en deze kan worden gepresenteerd bij het programmaplan in juli.
3. Nadat de raad in juli het programmaplan heeft vastgesteld, is geïnformeerd over de dekkingsmogelijkheden en daarop een eerste reactie heeft gegeven, worden de (gewenste) dekkingsmogelijkheden verder uitgewerkt tot concrete voorstellen bij de programmabegroting. Dat is nog niet een totaalbeeld van de dekkingsmogelijkheden omdat sommige onderzoeken zoals bv. een screening van de personeelskosten, vacatures en inhuur derden meer tijd vergen.
4. De resultaten van de financiële tijdlijn geven goede bouwstenen voor de programmabegroting 2019 en de meerjarenramingen 2020-2022 en worden in de besluitvorming bij de programmabegroting verwerkt. In de programmabegroting komt dus alle relevante beleids-, beheers- en financiële informatie samen. Dat vormt de basis voor de Planning & Control cyclus de komende jaren. De uitvoering wordt gemonitord door middel van management- en bestuursrapportages.

b. Waarom focus op het programmaplan?
Het maken van het programmaplan is belangrijk maar een grote (extra) klus voor de ambtelijke organisatie en is daarmee een extra belasting van de ambtelijke organisatie. Het coalitieakkoord is de basis voor het programmaplan. Lastig is om de bekende “W-vragen” concreet uit te werken:

1. Wat willen we bereiken?
2. Wat gaan we daarvoor doen?
3. Wat mag het kosten?
4. Wat levert het op?
5. Wie (intern/extern) gaan we bij het maken van het programmaplan betrekken?
6. Op welke wijze gaan we dat organiseren?
   Hofmeier maakt van deze last een lust. Iedereen is blij met het resultaat.
   Een goede start maakt u met ons programmaplan- spoorboekje.

De 5e en 6e W-vragen zijn de meest lastige vragen. Hofmeier PRO ( Programmaplan Regie en Ondersteuning) zorgt voor een gedegen programmaplan.

c. Waarom focus op de herijking van de financiële middelen?
Een totale financiële doorlichting is omvangrijk, kost extra werk en is best een hele klus voor de ambtelijke organisatie. Het is te belangrijk om het er maar “even bij te doen”. Het legt immers wel het financiële fundament voor de komende jaren.

Een totale financiële doorlichting betekent dat de hele bedrijfsvoering en financiën op onderwerpen worden bekeken en gewogen. Op welke wijze kunnen die onderwerpen een financiële bijdrage leveren om te zorgen dat nieuwe bestuurlijke ambities structureel betaald kunnen worden? Aan de hand van een keuzemenu, waarin u de prioriteiten aangeeft, bereiken we de volgende resultaten:

Resultaat 1: Een rapportage waarin een eerste verkenning is uitgevoerd naar dekkingsmogelijkheden op basis van het keuzemenu “snel resultaat” (zie hieronder). Deze rapportage wordt ter informatie gevoegd bij het programmaplan in juli.
Resultaat 2: Nadat de raad in juli voorkeuren heeft uitgesproken over de dekkingsmogelijkheden, worden de gewenste mogelijkheden verder uitgewerkt tot een rapportage waarover college en raad bij de begrotingsbehandeling besluiten kunnen nemen waardoor nieuw geld beschikbaar komt.

We hebben ervaring met een dergelijke financiële herijking. Hofmeier FARO (Financiële Ambities Regie en Ondersteuning) heeft een keuzemenu samengesteld van onderwerpen die bekeken kunnen worden. Daarbij is het aan u om aan te geven wat u van dit keuzemenu vindt en of een andere prioritering moet plaatsvinden.

Keuzemenu Snel Resultaat
De 7 onderwerpen die naar verwachting snel geld kunnen opleveren zijn:

• Beleids- en beheerplannen onderhoud kapitaalgoederen
• Grote projecten/grondexploitaties
• Inkopen
• Investeringen
• Reserves en voorzieningen
• Stille reserves
• Vastgoed

Keuzemenu Termijn Resultaat
De 9 onderwerpen die op wat langere termijn geld kunnen opleveren zijn:

• Digitale agenda (2020)
• E-facturering & budgetverantwoordelijkheden
• Informatievoorziening (Management-informatie, Planning & Control cyclus)
• Kostendekkende heffingen
• Onvoorzien
• Personeelskosten (Resourceplanning; 25% tot 40% van de begroting!)
• Resultaten jaarrekeningen
• Verbonden partijen
• Werkwijzen (Vereenvoudiging, Verandering, Verbetering)

Gaat u fris het voorjaar in met onze herijking?

De aanpak
We willen graag in samenwerking met uw organisatie een aantal stappen zetten om inzicht te krijgen in de maatschappelijke effecten en de financiële mogelijkheden van de verschillende programma’s:

• Allereerst bepaald de gemeente op basis van de programma’s wat de maatschappelijke effecten zijn die men wil bereiken. Deze moeten zo concreet mogelijk zijn.
• Vervolgens geeft de gemeente vanuit het keuzemenu aan welke onderwerpen zij onderzocht wilt hebben.
• Dan volgt de inventarisatiefase waarbij de data en documenten worden verzameld om op grond daarvan een goed inzicht te krijgen in de huidige situatie.
• Deze huidige situatie wordt geaccordeerd door de gemeente.
• In de analysefase worden de data en documenten beoordeeld en bekeken wat voor financiële ruimte kan worden gecreëerd. Deze worden op basis van de geselecteerde onderwerpen gerubriceerd.
• Tegelijkertijd wordt ook aan de gemeente gevraagd om op basis van de geselecteerde onderwerpen de financiële ruimte aan te geven.
• Alle financiële mogelijkheden worden vervolgens met elkaar besproken en daar volgt een eindadvies uit, waaruit blijkt welke middelen kunnen worden vrijgemaakt. Dat kunnen zowel incidentele- als structurele middelen zijn.

Het is een samenspel met een maximale betrokkenheid van de ambtelijke organisatie.

Wat kan Hofmeier voor u betekenen?
Hofmeier kan u helpen door:

• Snel in te schatten wat uw behoeften zijn en aan te geven hoe daar het beste op kan worden ingespeeld.
• Het inbrengen van kennis en ervaring met aanpak, proces en inhoud van het programmaplan en vrijmaken van financiële middelen.
• In een kort tijdsbestek resultaten boeken voor management en bestuur.
• Ervoor te zorgen dat de plannen in de organisatie wordt geïmplementeerd en geborgd.

Wij begrijpen uw uitdaging. Graag zetten wij onze ervaring in om uw gemeente verder te helpen. Met Hofmeier PRO ( Programmaplan Regie en Ondersteuning) en Hofmeier FARO (Financiële Ambities Regie en Ondersteuning) helpt Hofmeier uw gemeente echt verder met een goed toekomst bestendig fundament. Van programmaplan tot -begroting.

We wisselen graag van gedachten met u. Aarzel niet om contact op te nemen.

Bekijk ook “Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle” in het kort of downloaden onze programmaplan flyer