Procesoptimalisatie
Noodzaak in tijden van disruptieve ontwikkelingen
Wie denkt dat na disruptieve gebeurtenissen zaken weer vanzelf terugkeren naar ‘het oude’ zit er flink naast. Hoe langer het duurt, hoe ingrijpender de veranderingen. COVID19 levert problemen op, zo wordt contact met collega’s en klanten lastiger. Tegelijkertijd ontstaan er echter ook mogelijkheden en nieuwe inzichten.
Drie duidelijk te onderscheiden ontwikkelingen
Binnen organisaties hebben ingrijpende gebeurtenissen onontkoombaar ook gevolgen. Aan de ene kant wil je je doelstellingen blijven nastreven en aan de andere kant wil je de veiligheid van medewerkers, klanten en stakeholders zo goed mogelijk waarborgen.
Overheidsmaatregelen en eigen beleidsrichtlijnen maken dat er op een andere manier gewerkt wordt dan voorheen. Anders werken maakt ook zaken zichtbaar. Overleggen op de traditionele manier kan deels ook anders, of blijkt zelfs volledig overbodig. Het levert geen bijdrage (meer) aan het resultaat. Daarnaast blijken er nieuwe overlegvormen te zijn, die wel zeer efficiënt en effectief zijn. Hieronder een driedeling die wij bij al onze klanten tegenkomen.
-
Processen die geen toegevoegde waarde meer hebben
Over het algemeen blijken veel processen prima. Aanpassingen zijn regelmatig wel nodig. Vanwege het beperken van klantcontact verdwijnen bij veel organisaties de kasprocessen. Betaalverkeer wordt geheel gedigitaliseerd. Daarnaast worden ook processen met hardnekkig papiergebruik onder de loep genomen en werkzaamheden daarbinnen verdwijnen. Op zich zijn de betreffende processen goed, de vorm is dat niet altijd.
-
Noodzakelijke processen die aanpassing behoeven
Thuiswerken is ‘de nieuwe norm’. Daardoor zie je collega’s soms langere tijd niet. Dat vraagt het een en ander ten aanzien van het aangesloten blijven en betekent bijvoorbeeld dat:
- Communiceren uitdagender en belangrijker wordt.
- Primaire processen met klanten veranderen.
- Je kritischer wordt, je denkt meer na over wat je echt nodig hebt. Dat leidt tot minder overleggen.
- Je moet jezelf meer aan het werk moet houden. Dat vereist taak- en functievolwassenheid.
- Forecasting krijgt een prominentere rol.
- Interne audits en controlling veranderen. De focus lijkt nu meer te liggen op ‘hard controls’. Maar de ‘soft controls’ blijven net zo belangrijk!
-
Werkzaamheden/skills die er nog niet zijn/waren, maar die je wel nodig blijkt te hebben
Ook hier betekent anders en/of thuiswerken dat een aantal zaken duidelijk wordt:
- Voorheen kon je nog wel even bij een collega te rade als je het even niet wist. Nu moet je zelf de systemen waarmee gewerkt wordt goed kennen.
- Vanuit management rollen en voor een auditor of controller wordt overtuigingskracht steeds belangrijker. Hoe kan ik mijn collega’s het belang van een andere werkwijze in laten zien, of hoe maak ik duidelijk dat je ook bij op afstand werken gewoon je deadlines moet halen….
- Risicomanagement wordt nodig op vlakken waar dat voorheen (nog) niet zo was. Door anders en thuiswerken ontstaat de behoefte aan een ander soort audit en control;
- Cash management of zelfs aandacht voor liquiditeit was bij veel bedrijven en organisaties tot voor kort niet zo’n prominent item. Dat is wezenlijk veranderd. Veelal is het vandaag de dag simpelweg een must
- Door een andere manier van omgaan met klanten, worden deze zich ook meer bewust van hun rechten en zijn ze minder snel geneigd gegevens te verstrekken die organisaties en bedrijven nodig denken te hebben (AVG). Dat vraagt om een kritisch blik op wat er echt nodig is.
Procesoptimalisatie, noodzaak in disruptieve tijden
Bovenstaande geeft aan dat er in tijden van onvoorziene gebeurtenissen niet alleen in de omgeving zaken veranderen, maar dat ook binnen de eigen organisatie gekeken moet worden waar zaken beter kunnen, wil je als organisatie overeind blijven.
