Wanneer uw externe accountant tot en met verslagjaar 2019 al tenminste 4 jaar uw jaarstukken heeft gecontroleerd, hoort volgens artikel 5.11 van de Governancecode Woningcorporaties 2020 een grondige evaluatie plaats te vinden.
Het bestuur (en de auditcommissie) maakt (maken ieder) tenminste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De beoordeling wordt besproken in de RvC. De RvC meldt de belangrijkste conclusies in het jaarlijks verslag van de RvC, dat onderdeel uitmaakt van het jaarverslag.
Ook voor woningcorporaties die deze termijn van vier jaar nu nog niet hebben bereikt is het goed om na te gaan, hoe deze aanpak door de verschillende onderdelen van uw woningcorporatie zou moeten worden uitgevoerd. Dan kan iedereen die ermee te maken krijgt, zich goed voorbereiden.
Wat zou de aanpak moeten zijn?
De eerste vraag is, hoe deze grondige evaluatie zou moeten worden uitgevoerd en wat ieders rol hierin is. Uiteindelijk moeten de resultaten van deze evaluatie in het eerstvolgende jaarverslag van de RvC worden vermeld. Daarmee is duidelijk dat de RvC, of wanneer aanwezig de Auditcommissie, hiervoor de lijnen moet uitzetten.
De RvC zou zich bij tevredenheid over de huidige accountant gemakshalve kunnen beperken tot een korte bespreking in de vergadering na afloop van het controlewerk over 2019. Dan worden er bijvoorbeeld opmerkingen gemaakt over de kwaliteit van de managementletter, het accountantsrapport, de toelichting, de opstelling van de accountant in vergaderingen van de RvC, het overleg met de bestuurder, de Manager Bedrijfsvoering en de onafhankelijke Controller en over de redelijkheid van het gedeclareerde meerwerk. In ongeveer 15 minuten vergadertijd kan deze evaluatie in de notulen van de RvC worden vastgelegd. En klaar is Kees.
Deze mogelijkheid past naar mijn oordeel niet, als je de Governancecode Woningcorporaties 2020 in zijn geheel wilt naleven. De accountantscontrole krijgt in hoofdstuk 5 van de Governancecode over het beheersen van de Risico’s een belangrijke plaats. Het is één van de instrumenten voor de interne toezichthouders om risico’s te beheersen. Bovendien is het goed voor een RvC dat ook deskundige derden gehoord worden om te weten of de woningcorporatie “in control” is.
Voor deze bedoelde grondige evaluatie is het naar mijn oordeel zaak om alle belanghebbenden bij het functioneren van de externe accountant in het evaluatieproces te betrekken. In de RvC-vergadering zijn doorgaans niet de medewerkers aanwezig die in de controleweken met de leden van het accountantsteam aan de slag zijn geweest. Voor een goed lopend controleproces behoort een accountantsteam over deskundigheid, ervaring, bekendheid met de corporatie, betrouwbaarheid in het maken van afspraken, een redelijke mate van flexibiliteit en goede omgangsvormen te beschikken.
Het zijn juist de medewerkers en leidinggevenden van de Afdeling Financiёn en Automatisering die hier hun bevindingen over kunnen en willen geven. Als een extern accountantsteam niet over de genoemde kwaliteiten beschikt, zal dit tot onvrede bij deze medewerkers leiden en zal dit de kwaliteit van het onderzoeks- en rapportagewerk door de accountant niet ten goede komen.
Het is daarom goed, wanneer in de grondige evaluatie naast de beoordelingen van de commissarissen, bestuurder, de onafhankelijke controller en MT-leden ook de medewerkers van vooral de afdeling Financiën en Automatisering input leveren voor deze grondige evaluatie. Voor de onderbouwing van deze grondige evaluatie onderscheid ik hierbij daarom deze twee groepen van belanghebbenden.
Uitwerking met invullijsten
Zoals hiervoor is opgemerkt, kan de woningcorporatie onderscheid maken tussen twee groepen van belanghebbenden. Dat is in de eerste plaats de groep van de eindgebruikers: RvC-leden, bestuurder, MT-leden en de onafhankelijk controller. In de tweede plaats zijn dit de medewerkers die rechtstreeks met leden van het controleteam werken.
Beide groepen kunnen met een invullijst per aspect van het functioneren hun waardering (goed, matig, onvoldoende) op papier zetten. Deze invullijst wordt dan persoonlijk ingevuld. Bij sommige vragen die echt op het eigen deskundigheidsgebied liggen is het goed dat de respondent de uitleg op de waardering opschrijft. Het aantal te waarderen aspecten van het functioneren kan uiteenlopen. Voor groep 1 zal niet alleen de kwaliteit van de rapportages en de gegeven toelichting in de vergaderingen een rol spelen, maar ook de betrouwbaarheid van het nakomen van gemaakte afspraken en de manier waarop bevindingen tot praktische oplossingen kunnen worden gemaakt, etc. Voor groep 2 zullen het aspecten zijn van de gegevensuitwisseling, het verloop in het controleteam, de snelheid waarmee openstaande vragen worden beantwoord, etc
Een door de Auditcommissie (of door de RvC) aangestelde werkgroep verzamelt de geretourneerde invullijsten (dit zullen er minimaal 10 zijn) en maakt een recapitulatie met een analyse.
Vergadering over de grondige evaluatie en gevolgen daarvan
Zoals gezegd zal de RvC over de grondige evaluatie moeten vergaderen. Op dat moment is de hiervoor geschetste handelwijze (ingevulde lijsten van alle belanghebbenden met een analyse) een goede basis voor de besluitvorming door de RvC.
De besluitvorming kan twee kanten op gaan. De uitkomst van de grondige analyse kan zijn dat de tevredenheid over het functioneren van de externe accountant zo laag is, dat overgegaan moet worden tot een ander accountantskantoor. Dan is snelheid geboden, want het verslagjaar 2020 is alweer halverwege. De tweede mogelijkheid is overwegend tevredenheid over het functioneren van de externe accountant. In dat geval kan de recapitulatie van de geretourneerde invullijsten samen met de gemaakte analyse zinvol gebruikt worden voor een goed gesprek met de accountant. De op- en aanmerkingen kunnen worden benut om tot een nog betere dienstverlening over het verslagjaar 2020 te komen. De externe accountant zal u hiervoor dankbaar zijn.
Tenslotte
Wanneer uw corporatie deze grondige evaluatie wil uitvoeren, kunt u gebruik maken van de aanpak en de invullijsten die Hofmeier kortgeleden in goed overleg met een Auditcommissie heeft ingezet. Wij zijn u hiermee graag van dienst.