In het basis- en voortgezet onderwijs draait alles om goed onderwijs. Tegelijkertijd staan schoolbesturen vaak flink onder druk. De begroting krimpt, terwijl de kosten voor personeel, energie, huisvesting en digitale leermiddelen stijgen. Dit vraagt om scherpe keuzes in waar je het geld aan uitgeeft. Een groot deel van die uitgaven ligt vast in contracten met externe partijen. En daar ontbreekt het vaak aan overzicht.
In veel onderwijsorganisaties worden contracten door mensen op verschillende functies afgesloten. Van facilitair management tot ICT en schooldirecteuren – iedereen maakt afspraken, zonder dat er een centraal overzicht is. Hierdoor ligt deze informatie vaak versnipperd door de hele organisatie. En nadat een contract is getekend, gaat de aandacht weer naar de dagelijkse praktijk. Ondertussen lopen de diensten door, worden ze automatisch verlengd en worden de facturen betaald. Er wordt vaak niet structureel gekeken of de prestaties, afspraken en tarieven nog voldoen. Daardoor lopen contracten soms jarenlang door, zonder dat iemand kijkt of ze nog matchen met wat er daadwerkelijk nodig is.
In het onderwijs heb je te maken met een breed scala aan contracten: denk aan de schoonmaak van klaslokalen en gymzalen, de glazenwasser, onderhoud van installaties, ICT-licenties voor digitale leermiddelen, de administratie en salarisverwerking. Deze vaste verplichtingen lopen automatisch door en nemen een flink deel van de begroting in beslag. Sommige contracten worden centraal afgesloten, maar dit gebeurt ook vaak op schoolniveau. Hierdoor zijn er verschillende afspraken en looptijden per locatie. Dat maakt het niet makkelijk om het overzicht te houden.
Het gevolg: veel onnodige kosten. We zien regelmatig dat er minder wordt geleverd dan afgesproken, terwijl de volle prijs nog steeds wordt betaald. Of contracten blijven lopen, terwijl de diensten allang niet meer nodig zijn. Als je al die kleine inefficiënties bij elkaar optelt, hebben ze een flinke impact op de kosten.
Formeel ligt de eindverantwoordelijkheid bij het College van Bestuur, maar in de praktijk is contractbeheer vaak niet op een plek belegd. Het ligt vaak bij controllers, facilitair managers of andere stafmedewerkers – meestal naast hun andere taken. Daardoor krijgen contracten niet altijd de prioriteit die ze verdienen. Contractbeheer vraagt dus om duidelijke rolafspraken en eigenaarschap. Wie bewaakt de looptijd? Wie controleert of de afspraken worden nagekomen? Wie kijkt kritisch naar volumes en kosten? Zonder duidelijke eigenaar gebeurt dat vaak niet.
Als je contracten systematisch in kaart brengt, ontstaat er snel inzicht. Bij een recente ontvlechting van een onderwijsorganisatie ontdekten we bijvoorbeeld contracten die al jarenlang doorliepen zonder dat er iemand naar keek. Daar werd dus nog steeds voor betaald. Door deze contracten te herzien, kwam er direct ruimte in de begroting. In zulke situaties ontstaat dus overzicht door kritisch te kijken naar de prijzen, prestaties en noodzaak. Contracten worden aangepast of stopgezet, onbenutte licenties gaan eruit. Zo sluit de dienstverlening weer aan op wat er echt nodig is.
Contractbeheer is dus heel belangrijk om grip te houden op vaste kosten. Zo kun je veel bewuster kiezen waar het geld naartoe gaat. Bij Hofmeier brengen we het totale contractlandschap voor je in kaart en maken we inzichtelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. En dat loont: de financiële impact is bij dit soort trajecten vaak veel groter dan je zou denken. Door alles goed onder de loep te nemen, komt er weer geld vrij. En dat geld kun je inzetten waar het hoort: in het onderwijs zelf.
Neem dan contact op met Cindy of Joost. Zij denken graag met je mee.
