Woningcorporaties werken met een groot aantal contracten voor schoonmaak, onderhoud, energie en keuringen. Het zijn flinke posten, met vaak directe impact op bewoners. Toch is het contractbeheer vaak versnipperd geregeld. Verschillende collega’s hebben er een rol in, maar structurele sturing ontbreekt vaak. Daardoor is het risico groot dat afspraken niet goed worden nageleefd of dat kansen onbenut blijven.
Bij woningcorporatie Stedelink in Zoetermeer vloog Yoram de Roos in op de afdeling contract- en leveranciersmanagement om een deel van het contractbeheer op te pakken. Hij bracht overzicht, structuur en rust in een complex speelveld.
Yoram vertelt: “Ik kijk altijd eerst: wat speelt er, wat vraagt direct de aandacht en wat is er nu nodig om daar grip op te krijgen?”
De eerste prioriteit lag bij de schoonmaakcontracten. Die waren net waren vernieuwd, maar de uitvoering liep niet zoals gewenst.
Yoram: “Schoonmaak raakt de bewoners direct, dus daar konden we meteen het verschil maken. Als de kwaliteit achterblijft, komen er via de wijkbeheerders direct meer klachten binnen. Door snel te schakelen met leveranciers en werkafspraken aan te scherpen, boekten we snel zichtbaar resultaat. Bewoners merkten direct een verbetering en dat zorgde ook bij de wijkbeheerders voor meer rust op de lijn.”
Daarna ontstond ruimte om het fundament structureel op orde te brengen. Samen met zijn collega’s bracht Yoram alle contracten in kaart: van looptijden en evaluatiemomenten tot de exacte verantwoordelijkheden.
Yoram vertelt: “Vaak zie je dat de sturing vooral op budgetten is gericht. Woningcorporaties hebben de inkomstenkant meestal strak geregeld, maar juist aan de uitgavenkant kun je het verschil maken. Je wilt niet alleen weten wat iets kost, maar ook: wat levert het op? Worden afspraken nagekomen? Voegt het waarde toe voor bewoners? En helpt het de organisatie vooruit in kwaliteit en efficiëntie?”
Deze nieuwe manier van sturen vraagt om een andere blik: niet alleen kijken naar het contract, maar ook naar de praktijk. Dat betekent heldere afspraken maken, de uitvoering toetsen en goed luisteren naar de signalen van bewoners. Yoram: “Als het contractbeheer stevig staat, ontstaat er bij collega’s meer bewustwording en proactiviteit. Je stuurt dan veel gerichter op kwaliteit en continu verbeteren.”
De structuur die is neergezet, vormt nu de basis voor een centrale inkoopplanning. Hierin staan alle contracten, van zonwering tot installatieadvies, overzichtelijk bij elkaar met de juiste evaluatiemomenten. Yoram: “Door alles op één plek vast te leggen, ontstaat er samenhang en grip. Het is nu veel makkelijker om vooruit te kijken en op tijd bij te sturen. Alles begint bij dat overzicht; vanuit daar bouw je samen verder aan kwaliteit die ook op de lange termijn blijft werken.”
Stedelink heeft het contractbeheer nu stevig op de rit. De combinatie van overzicht, structuur en samenwerking geeft een gezond fundament om op door te bouwen. Contractbeheer is daarmee niet langer een losse schakel, maar een strategisch onderdeel van de organisatie. Klaar voor de toekomst.
Herken je de uitdagingen van versnipperd contractbeheer of wil je simpelweg ook meer grip op de kwaliteit en uitgaven binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met Charissa of Godert. Zij denken graag met je mee. Of kijk op onze woningcorporatie pagina om te zien wat we nog meer kunnen betekenen.
