Het zijn bijzondere tijden. Enerzijds houdt de angst voor het corona-virus ons allemaal bezig, anderzijds moeten processen ook zo veel mogelijk veilig doorgaan. Ook in deze tijd blijft voor woningcorporaties de maatschappelijke taak die zij vervullen van groot belang. De vraag is echter hoe we die taak momenteel het beste kunnen vervullen. Waar ligt de balans tussen de belangen van de klant, de werknemer en de organisatie?

Naar aanleiding van de landelijke maatregelen en de oproep om vooral thuis te werken, zijn ook veel woningcorporaties momenteel dicht voor publiek. Medewerkers die niet fysiek op kantoor aanwezig hoeven te zijn werken veelal vanuit huis. Zoals alles brengt ook dit nieuwe uitdagingen met zich mee.

Allereerst natuurlijk de toegankelijkheid tot systemen en data vanuit de thuiswerkplek, maar vervolgens ook (en misschien nog wel in belangrijkere mate) de wijze waarop de onderlinge afstemming met collega’s kan worden georganiseerd.  Op dit moment lijkt de crisissituatie voorlopig nog niet ten einde, en lijkt de piek in de coronacrisis helaas nog in aantocht. We zullen ons dus moeten voorbereiden op nog een langere periode van thuiswerken en beperkte contactmogelijkheden met collega’s en andere partijen. Hierover is al veel geschreven en terug te vinden op internet, zowel vanuit het sociale oogpunt als vanuit (veelal) automatiseringsoogpunt.

Onze expertise richt zich primair op de financiële bedrijfsvoering, risicobeheersing en governance. Vanuit deze expertise zien wij een paar aandachtspunten voor de huidige situatie:

Jaarrekeningproces

Allereerst zijn veel corporaties momenteel druk met het jaarrekeningproces. Hierin spelen een paar zaken die belangrijk zijn om nu op te sturen. Daarbij denken wij  aan de afstemming met en controle door de accountant, maar ook aan de wijze waarop u in uw jaarrekening aandacht dient te besteden aan de risico’s die het corona-virus voor uw organisatie met zich meedraagt. Meer informatie hierover kunt u vinden in de artikelen op onze website.

Procesoptimalisatie

Hiernaast moet ook de dagelijkse gang van zaken doorgang vinden. Wat dat betreft is dit ook het moment om te bezien in hoeverre diverse processen eventueel anders ingericht kunnen of moeten worden om in een situatie als deze toch de nodige risicobeheersingsmaatregelen te nemen. Hoe gaat u er bijvoorbeeld mee om wanneer medewerkers op hun privé systeem thuis toegang krijgen tot kritische informatie in de zin van de AVG? Of hoe garandeert u dat alle autorisatiestappen in, bijvoorbeeld het crediteurenproces, correct worden doorlopen als dit proces normaliter nog deels op papier wordt uitgevoerd? Vanuit risicobeheersing kunnen wij u hierbij, op afstand, adviseren.

Daarnaast wordt nu ook zichtbaar welke processen geen of nauwelijks toegevoegde waarde (meer) hebben en welke processen er nu ontbreken (die er eigenlijk wél zouden moeten zijn). Hoe flexibel, effectief en efficiënt de organisatie daadwerkelijk is, wordt nu ook duidelijk. Dat levert handvatten op om de huidige organisatie-inrichting af te zetten tegen de gewenste.

Korte en lange termijn planning

Misschien nog wel een, tot op heden onderbelicht gevolg van deze situatie: Wat doet dit met uw voorgenomen activiteiten voor de komende periode? Gaan de in de begroting uiteengezette plannen nog ongewijzigd door? Kunnen uw huurders momenteel de maandelijkse betalingsverplichting nog nakomen? Of is hier maatwerk voor nodig? En wat heeft dat voor gevolgen voor  uw liquiditeitspositie?

Onvermijdelijk heeft de huidige situatie impact op de ontwikkeling van uw ratio’s. Hoe langer de situatie duurt hoe groter de effecten. Aan de ene kant kunnen deze positief zijn, aangezien investeringen en grote onderhoudsuitgaven worden uitgesteld. Aan de andere kant zullen deze negatief zijn, vanwege waardedalingen van uw bezit. Het is niet nodig deze ontwikkelingen van dag tot dag te monitoren, maar een aantal scenario’s doorrekenen en van tijd tot tijd bijstellen kan geen kwaad. Zeker niet als je al scherp aan de ratio’s zit.

Stel reële deadlines

Tenslotte speelt op dit moment bij woningcorporaties het huurverhogingsproces, waarvoor de deadline met rasse schreden naderbij komt. Redt u de aanzegtermijn van 1 mei? Of gaat u de huurverhoging dit jaar een maand later uitvoeren? En wat zijn de consequenties dan?

Over al dit soort vraagstukken denken wij graag met u mee. Mochten wij – ook op afstand –  iets voor u kunnen betekenen, neemt u dan contact met ons op.