Audit commissie en de jaarrekening 2020

Gewicht van de auditcommissie neemt toe

Nu de jaarrekeningcontroles over 2019 in de fase van afronding verkeren, kan de aandacht meer gericht worden op het verslagjaar 2020. Dit is het eerste verslagjaar waarin woningcorporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden, volgens de regels van de Organisaties van Openbaar Belang (OOB’s) zullen moeten handelen. In de nieuwsbrieven hierover was het grotere accent op de taken en verantwoordelijkheden van de Auditcommissie opvallend. Enkele punten met mogelijke gevolgen zijn deze.

Samenstelling auditcommissie

In de regel zal de auditcommissie bestaan uit twee of drie leden van de Raad van Commissarissen (RvC) die ervaring hebben met financiёle onderwerpen. De regelgeving vraagt nu: “Minimaal één lid van de auditcommissie dient vakbekwaam te zijn in financiёle verslaggeving en/of accountantscontole”. Bij opvolging van leden in de auditcommissie is het van belang om dit als selectiecriterium te hanteren, zodra bij de resterende leden van de auditcommissie deze vakbekwaamheid ontbreekt. In een recente vergadering werd nog gekscherend aan de externe accountant gevraagd, of deze ook verwacht dat een registeraccountant in de auditcommissie zou moeten functioneren. Dat is gelukkig niet het geval, maar iedere RvC zal dit aspect wel in de gaten moeten houden. Alleen maar bankiers in de auditcommissie is naar mijn oordeel niet wat de OOB-regels vragen.

Benoeming en evaluatie accountant

Tot en met het verslagjaar 2019 was het de RvC die de accountant de opdracht verstrekte tot de  controle van de jaarstukken. Volgens de OOB-regels heeft de Auditcommissie nu deze gedelegeerde bevoegdheid namens de RvC. Een bijzonder punt in de OOB-wetgeving is dat de accountant uitsluitend nog controlediensten mag uitvoeren. Voor de (fiscale) advisering behoren andere organisaties te worden gevraagd.

Een auditcommissie doet er verstandig aan om vooraf af te bakenen, welke controlediensten het accountantskantoor mag uitvoeren. Immers naast de wettelijke controletaak van de jaarstukken kunnen ook subsidieverantwoordingen een controleverklaring nodig hebben. Of moet er soms een assurance-opdracht op verzoek van bijvoorbeeld het Ministerie worden uitgevoerd. Om dan tijdig de accountant deze opdracht op de nieuwe bedoelde wijze te kunnen verstrekken is dan het advies om een lijst van soorten toegestane controlediensten te laten goedkeuren. Dit wordt “pre approval by nature’ genoemd.

In het verlengde van de opdrachtverstrekking speelt de auditcommissie ook een belangrijke rol in de grondige evaluatie van de accountant. De governancecode 2020 geeft in artikel 5.11 aan.  Het bestuur (en de auditcommissie) maakt (maken ieder) ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De beoordeling wordt besproken in de RvC. De RvC meldt de belangrijkste conclusies in het jaarlijks verslag van de RvC, dat onderdeel  uitmaakt van het jaarverslag.

Beoordeling 2019

Wanneer de accountant over 2019 voor het vierde jaar de controle van de jaarstukken heeft uitgevoerd, is het nu de tijd voor deze grondige beoordeling. Aan de hand van een lijst van beoordelingspunten is het mogelijk de prestaties van het accountantskantoor te beoordelen. In de gesprekken tussen de Auditcommissie en de Accountant mis ik soms de punten van samenwerking (of juist niet). De samenwerking tussen de werkorganisatie (vooral medewerkers van de afdeling Financiën, de controller, bestuurssecretaris) en de leden van het controleteam. Daarom adviseer ik in deze beoordelingslijst onderscheid te maken en te gebruiken tussen de belangen voor de RvC, de auditcommissie en de bestuurder en die van de werkorganisatie.

Beoordeling van de auditcommissie
Meer taken voor de leden van de auditcommissie houdt ook in, dat de verantwoordelijkheden toenemen. De EU-verordening vereist dat de toezichthouder (in Nederland : de AFM) de prestaties van auditcommissies beoordeelt. In de EU-verordening is niet beschreven wat de reikwijdte van deze beoordeling door de AFM dient te zijn.
De praktijk zal leren, wat de AFM aan bevindingen zal rapporteren. Voor dit moment lijkt het mij goed om aandacht te geven aan de in dit artikel behandelde aspecten.